Gruppledare med arbete som administrativ assistent

Välkommen till oss

Du kommer att tillhöra område Jour- och familjehem samt korttidsvistelse inom Socialförvaltningen, Socialt stöd. Området ansvarar för stöd till placerade barn samt till jour- och familjehem. Inom området finns även LSS-verksamheter i form av korttidshem och LSS-kollo. Idag finns två korttidshem, Drömmen och Navet, där det arbetar cirka 10 respektive 6 medarbetare. Du kommer att vara anställd av LSS-kollo och arbeta främst med LSS-kollos tre heltidsanställda gruppledare. När kolloverksamheterna pågår under sport- påsk- och sommarlov kommer du även att samarbeta med visstidsanställda kolloledare. Kontoret är beläget på Rådmansgatan.

Är du en strukturerad och driven gruppledare som vill ta ett ledande ansvar i en meningsfull verksamhet? Hos oss får du arbeta nära engagerade kollegor och bidra till socialt stöd för barn och familjer.

Vi erbjuder

Vi erbjuder goda anställningsförmåner såsom friskvårdsbidrag, flexibel arbetstid, möjlighet till semesterväxling, förmånlig tjänstepension och möjlighet till arbete hemifrån.

Läs mer om Stockholms stads förmåner här

Din roll

Som Gruppledare med administrativt arbete har du ett övergripande ansvar för administrationen för LSS-kollo och har ett nära samarbete med de två administratörerna på korttidshemmen. Du har en viss arbetsledarroll genom att fördela administrativa arbetsuppgifter till LSS-kollos övriga tre gruppledare. I rollen ingår även att:

• ansvara för ekonomiadministration, inklusive fakturahantering, kontering och periodiseringar
• ansvara för direktupphandlingar till exempel bokning av hyrbilar eller utflykter, vilket innebär att ta in offerter och upprätta enklare avtal enligt gällande regelverk.
• genomföra beställningar av exempelvis kontorsmaterial, mat och annat praktiskt bland annat inför planeringsdagar, främst via systemet Agresso.
• ha särskilt ansvar som gruppledare under sommaren på kollot, när övriga gruppledare har semester. Detta innebär att du under några veckor bor på kollo och är närmaste chef för 2–5 föreståndare. Du har ett stort ansvar och ger stöd i frågor som rör schemaläggning, bemanning, deltagarärenden, avtalsfrågor och samarbete med sjuksköterska kring främst läkemedelshantering
• vara delaktighet i personaladministration, där du hanterar anställningsavtal tillsammans med andra gruppledare, särskilt inför säsongsanställningar.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• avslutad gymnasieutbildning; vidareutbildning inom administration och ekonomi är meriterande
• erfarenhet av arbete som administratör eller administrativ assistent
• tidigare erfarenhet av administration inom Stockholms Stad
• goda IT-kunskaper
• flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift
• tillgänglig för arbete och boende på kollo under ett antal veckor under sommaren

Det är meriterande om du har:

• kunskap om LSS-frågor kopplat till funktionsnedsättning
• tidigare erfarenhet av arbetsledning, exempelvis som gruppledare
• god vana vid fakturahantering och arbete i ekonomisystem
• erfarenhet av system som Agresso och Platina samt Paraply

Vi söker en självständig och strukturerad person med god förmåga att skapa och upprätthålla ordning i arbetet. Vidare är stresstålighet samt förmåga att prioritera och omfördela arbetsuppgifter vid behov viktiga egenskaper för att lyckas i rollen. Därtill är flexibilitet ett krav, då tjänsten innebär att kunna bo på kollo under några veckor under sommaren. Du är social och öppen samt har lätt för att samarbeta med både interna och externa parter, inklusive personal och föräldrar. En lösningsorienterad inställning är avgörande, eftersom verksamheten ofta kräver snabba och praktiska beslut.

Vi söker dig som är stabil och trygg och som vill bidra till en välfungerande och utvecklande verksamhet.

Övrigt