Arkivassistent, vikariat

Välkommen till oss

På enheten för nämndkansli arbetar sex personer med frågor som arkiv, registratur, nämndprocessen samt sociala delegationen. Från den 1 april ingår enheten i avdelningen för samhälle och service. I avdelningens ansvarsområde ingår trygghetsfrågor, säkerhetsfrågor, miljö- och klimatarbete, informationssäkerhet och dataskydd samt enheterna stadsmiljö, medborgarservice och service och lokaler. Vi sitter i ljusa lokaler vid Telefonplan i Hägersten, med goda kommunikationer. 

Vi erbjuder

På våran arbetsplats har vi trevlig stämning, högt i tak och nära till skratt. Du får ett meningsfullt och intressant arbete i en stor och stabil förvaltning. Som medarbetare erbjuds du en introduktion och utbildningsinsatser inom aktuella frågor. Det finns även möjlighet att genom stadens nätverk fördjupa sig inom olika kunskapsområden och bygga värdefulla relationer.

Du arbetar 39,5 timmar i veckan, har flextid, sommar- och vinterarbetstid, friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterväxling. Som anställd hos oss har du goda förutsättningar att kombinera privatliv och arbetsliv.

Som anställd i Stockholm Stad har du dessutom tillgång till ett subventionerat medlemskort till stadens kommunalt drivna simhallar och träningsanläggningar. 

Läs mer om våra förmåner och hur det är att arbeta inom Stockholms stad här

Din roll

Anställningen är ett ettårigt vikariat för en föräldraledig medarbetare. Som arkivassistent kommer du att arbeta i förvaltningens socialtjänstarkiv och tillhörande aktexpedition samt i personalarkivet. Du kommer att arbeta tillsammans med dina två kollegor i arkivet och ha ett nära samarbete med förvaltningens arkivarie.

Arbetsuppgifterna innebär att du kommer att hålla förvaltningens arkiv ordnade enligt gällande lagar och riktlinjer. Du kommer att arbeta med att skapa akter, bevaka och sortera in handlingar, regelbundet rensa och arkivera samt se till att ordningen i arkiven är god. Du kommer att delta i förvaltningens årliga gallringsarbete avseende personakter samt leverans till stadsarkivet. Du kommer att arbeta i stadens verksamhetssystem för social omsorg och äldreomsorg samt i stadens anställnings- och lönesystem. Arbetet i arkiven är till stor del fysiskt och det förekommer dagligen lyft av akter och arkivboxar till och från hyllor.

Arbetet innebär också att vara med i framtagande och uppföljning av rutiner och arbetssätt, kommunicera förändringar i bestämmelser och hanteringsordning till berörda verksamheter. Det innebär många kontakter inom förvaltningens verksamheter, även med andra förvaltningar vid rekvirering och överföring av personalakter.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• Erfarenhet av arbete med arkiv eller dokumenthantering i offentlig
  förvaltning, exempelvis inom socialtjänsten eller inom HR
• Goda kunskaper i det svenska språket, både muntligt och skriftligt
• Goda datorkunskaper

Meriterande
Det är en fördel om du har genomfört studier inom arkivvetenskap. 

Som arkivassistent har du stor kontroll över ditt dagliga arbete, det är därför viktigt att du är självständig och självgående. Samtidigt är det en serviceroll som kräver samarbetsförmåga och att du är serviceinriktad. Du tar hänsyn till flera perspektiv och har förmåga att göra korrekta avvägningar med avseende på verksamhetens bästa.

Stockholms stad har tydliga rutiner för hanteringen av allmänna handlingar. För att lyckas i den här rollen krävs att du kan arbeta strukturerat och har integritet och gott omdöme. För att det ska bli rätt i alla led måste du också vara mycket noggrann och kvalitetsmedveten. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. 

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning eller ålder. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons
kompetens och därmed motverka diskriminering.