Administratör till personalstrategiska avdelningen (vikariat)

Välkommen till oss

Personalstrategiska avdelningen leder och utvecklar stadens personalstrategiska arbete och bidrar därigenom till att utveckla Stockholms stad som en attraktiv arbetsgivare. Det finns 5 enheter inom avdelningens ansvarsområden:

• Enheten för hr-stab
• Enheten för arbetsgivarfrågor
• Enheten för hr-system
• Enheten för internservice
• Enheten för utveckling och analys

Vi söker nu en vikarierande administratör till hr-staben!

Hr-staben ansvarar för stadens strategiska arbete inom pensionsområdet samt stödjer stadsgemensamma utredningar och budgetuppdrag. Vi utgör även det kontorsinterna hr-stödet till stadsledningskontorets chefer i sin arbetsgivarroll. Vi ska bidra till att kontorets verksamheter kan utveckla, behålla och rekrytera medarbetarna. Enheten ansvarar även för kontorets personalarkiv samt avdelningens administrativa stöd.

Vi erbjuder

• En inspirerande och kreativ arbetsplats där kompetens och samarbete är en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat. Vi har tydliga mål och ansvarsområden där vi tar ett stort eget ansvar
• Stort nätverk inom Stockholms stad med många samarbetsytor
• Flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och träningslokaler i nära anslutning till arbetsplatsen Centralt placerat kontor på Kungsholmen
• Läs gärna mer om vilka förmåner du får som medarbetare i Stockholms stad här.

Din roll

Som administratör på vår personalstrategiska avdelning spelar du en central roll i att hålla ihop avdelningens administrativa processer. Du arbetar proaktivt och tar ansvar för att planera och organisera de administrativa arbetsuppgifterna för att bidra till hög trivsel på avdelningen. Ditt ansvar inkluderar bland annat att säkerställa att kontorsmaterial finns tillgängligt, hantera och följa upp felanmälningar samt se till att avdelningens gemensamma ytor hålls i ordning.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• ansvara för administration kopplat till möten, konferenser och utbildningar
• bevaka och hantera avdelningens funktionsbrevlådor
• stödja avdelningen i ärendehantering via eDok, samt hantera stadens system för ärendeflöde och diarieföring
• genomföra avdelningsgemensamma inköp och kontera leverantörsfakturor, samt hantera viss kundfakturering i Agresso
• ansvara för administration i samband med nyanställningar, avslut och uppvaktningar
• ge stöd till avdelningen och ledningsgruppen i olika administrativa frågor och uppgifter.

Du ingår även i administrativa nätverk på stadsledningskontoret.  

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• eftergymnasial utbildning
• dokumenterad och aktuell erfarenhet av arbete inom service- och administration med liknande arbetsuppgifter som vår arbetsbeskrivning
• god kunskap att arbeta i olika administrativa system
• goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
• erfarenhet av fakturahantering.

Det är meriterande om du har erfarenhet av:

• administrativt arbete inom Stockholms stad
• arbete i och kunskap om systemet Agresso och Platina.

För att trivas i rollen behöver du ha en god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett självständigt och strukturerat sätt. Du är noggrann och har lätt för att ta till dig instruktioner, bra på att ta ansvar och driva ditt eget arbete framåt. Då arbetet innebär många kontakter såväl internt som externt behöver du vara flexibel och ha lätt för att skapa goda relationer och trivsel. Vi ser även att du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och du har ett gott bemötande.

I denna rekrytering kommer vi lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper. Känner du igen dig i ovanstående beskrivning är du varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Din ansökan

För att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll rekryterar vi utan det personliga brevet. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

I denna rekrytering ingår det tester som en del i bedömningen i samband med urval

Tjänsten är ett vikariat på 1 år med eventuell möjlighet till förläggning

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande!