Administrativ assistent till Familjeenheten Östermalms familjehemsvård+EKB - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

För att möjliggöra en hög kvalitet i arbetet och en god arbetsmiljö satsar vi på den sociala barn- och ungdomsvården genom förstärkning/utökning av roller som handläggare, chef och administrativ assistent.

Välkommen till familjeenheten Östermalm
Familjeenheten är en av fem enheter som tillhör socialtjänstavdelningen och omfattas av mottagningsgrupp-, barngrupp 0-11 år, ungdomsgrupp 12-19 år, familjerätt, familjehemsvård/kontaktverksamhet samt öppenvårds-/familjeteam. På enheten finns även en metodstödjare/mentor och en administrativ assistent. Allt som allt är vi cirka 35 personer. Enheten leds av en enhetschef och fyra biträdande enhetschefer. Familjeenheten sitter tillsammans i nya fräscha lokaler i kvarteret Garnisonen på Östermalm.

Vi utökar nu det administrativa stödet på enheten och söker därmed en ytterligare administrativ assistent. Som närmsta kollega har du en driven, social, glad och kompetent administrativ assistent. Eftersom rollen är ny får du goda möjligheter att forma och utveckla rutiner, riktlinjer och arbetssätt för det administrativa arbetet.

Rollen som administrativ assistent
I rollen som administrativ assistent ingår du i ett team på två administrativa assistenter. Du har ett mångsidigt uppdrag där du avlastar och stöttar enheten med den övergripande administrationen. Dina arbetsuppgifter innebär bland annat fakturahantering, personaladministration, administration av nyanställning och avslut, posthantering, viss handläggning av stadsdelens enklare faderskap/föräldraskap samt andra sedvanliga administrativa uppgifter. Vidare ingår att vara kontaktperson till arkivet och olika servicefunktioner inom förvaltningen.

Sedan oktober 2021 handlägger vi även ensamkommande flyktingbarn på enheten. Vi håller därmed på att utveckla det administrativa stödet kring detta uppdrag samt att utveckla det administrativa stödet gällande placeringar. I din roll som administrativ assistent arbetar du med administration kopplat till ensamkommande och familjehemsvård. Det innebär bland annat att stämma av med familjehemsvård och kontaktfamiljer/familjehem, registrera ansökningar och anmälningar, sköta återsökningar av medel för ensamkommande barn, hantera fakturor kopplade till ensamkommande barn, rensa/sortera akter, sammanställa statistikuppgifter samt ta kontakt med och begära in uppgifter från olika myndigheter. Du samarbetar nära socialsekreterare inom familjehemsvård och ensamkommande. Rollen innebär allmänt många interna och externa samarbeten och kontaktytor.

Eftersom rollen är ny är inte alla arbetsuppgifter, rutiner, riktlinjer och arbetssätt färdigställda. Du deltar därför aktivt i utvecklingen av dessa. Arbetsuppgifterna kan även komma att utvecklas och förändras över tid.

Din kompetens och erfarenhet
För denna tjänst krävs att du har:

• avslutad gymnasieexamen
• minst tre års aktuell erfarenhet som administratör/administrativ assistent med liknande arbetsuppgifter
• erfarenhet av en administrativ roll inom socialtjänst
• mycket goda kunskaper och erfarenhet av arbete i Excel
• erfarenhet av arbete i fakturahanteringssystem/ekonomisystem
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift.

Det är meriterande om du även har:

• erfarenhet av administrativt arbete inom familjehemsvård och/eller ensamkommande barn (EKB)
• erfarenhet av arbete i verksamhetssystemet Paraplyet
• erfarenhet av arbete i ekonomisystemet Agresso.

Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och kompetenser. Som administrativ assistent har du många kontaktytor, uppdragsgivare och samarbeten vilket gör att du behöver ha ett serviceinriktat arbetssätt och en god samarbetsförmåga. Du är hjälpsam, inlyssnande och prestigelös samt stöttar gärna chefer och kollegor vid behov. Du både trivs och har förmåga att arbeta självständigt, ta egna initiativ och driva dina processer framåt. På ett tydligt och strukturerat sätt planerar, organiserar och prioriterar du arbetet på ett noggrant och effektivt sätt. Du har lätt för att växla mellan olika arbetsuppgifter och att anpassa dig till ändrade omständigheter samtidigt som du även trivs med mer rutinmässiga arbetsuppgifter. Vidare har du både förmåga och vilja att utveckla din roll utifrån verksamhetens behov samt att hantera nya och förändrande arbetssätt och arbetsuppgifter. 

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt
I ditt ansökningsbrev vill vi gärna ha information som styrker eller förtydligar hur och i vilken utsträckning du uppfyller våra krav och önskemål i annonsen. Motivera även gärna varför du är intresserad av just den här tjänsten.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder. Våra lokaler är tillgängliga och användbara för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga.