Administrativ assistent till Kungsholmen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Marieberg och Essingeöarns förskoleenhet tillhör Kungsholmens stadsdelsförvaltning och består av 6 förskolor. Förskolorna ligger på Essingeöarna och i Marieberg i närheten av tunnelbanestationen Thorildsplan. Området har fina resultat i medarbetarenkäter och våra verksamheter har en god pedagogisk kvalitét.

Ledningsteamet består av rektor, biträdande rektor och specialpedagog. Teamet har en bredkompetens och driver pedagogisk utveckling utifrån verksamhetsmål och omvärldsanalys tillsammans med pedagogerna på förskolorna. Varje förskola leds av en arbetsplatsledare och varje arbetslag har en förskollärare.  Under 2022 kommer enhetens förskolor på Stora Essingen slås ihop och flytta in i en förskola som håller på att byggas. Beräknad inflytt till den nya förskolan är mars 2022.

Vi söker en administrativ assistent som ska fungera som administrativt stöd till förskoleenheten och rektor.  Du kommer vara en del i vårt ledningsteam och ingå i ett nära samarbete med rektor, biträdande rektor och specialpedagog. I uppdraget ingår att medverka i nätverk med de andra administratörerna som finns inom Kungsholmens Stadsdelsförvaltning.

Din arbetsplats är förlagd till en av våra förskolor, men att åka runt till våra förskolor ingår i uppdraget. Du har kontakt med andra avdelningar på Stadsdelsförvaltningen t.ex. HR-avdelning, lokalavdelning och ekonomi. Du kommer även att ha kontakt med olika leverantörer av hantverkstjänster.

Vi söker dig som vill vara en del av ett glatt och engagerat gäng.

Arbetsuppgifter

Dina arbetsuppgifter är varierande, vilket gör att du måste vara flexibel och van att kunna arbeta med många ärenden samtidigt. Du ska snabbt kunna identifiera var ditt stöd behövs och göra de rätta prioriteringarna under perioder med högre arbetsbelastning. Du har ett trevligt bemötande och är van att arbeta med interna och externa kontakter. Under hösten kommer dina arbetsuppgifter innefatta uppstart av den nya förskolan samt avslut av andra förskolor på hela Kungsholmen. När den nya förskolan är på plats kommer ditt uppdrag att riktas till ytterligare en enhet, Hornsbergs förskoleenhet. 

Tjänsten innefattar bland annat följande arbetsuppgifter:

Ekonomi:

• Kontera och godkänna fakturor i Agresso, du behöver därför ha kontroll över inköp och anlitade hantverkare.

• Göra inköp i E-handel i Agresso och ansvara för att följa upp statistik på inköp. Det finns rekvirenter som gör beställningar på varje förskola, men vissa beställningar tar du hand om t.ex. inköp av inventarier. Du stöder andra rekvirenter vid behov.

Administration:

• Tjänstekortshandläggare och behörig beställare i serviceportalen. Du ser till att de som ska ha inloggning till system får den och att de har rätt behörigheter och ligger rätt i olika system.
• Utfärdare av NetID
• Hantering och registrering av ipads i Ustart.
• Akthantering och arkivering.
• Chemsoft- kemikaliehanteringssystem.
• Uppdatera inventarieförteckning.
• Skapa lovschema och sammanställningar inför jourförskola
• Uppdatera telefonlistor.

Personal:

• Boka och rekrytera vikarier i Vikariebanken
• Anställningsavtalshantering och introduktion till nyanställda.
• Bearbetning av timanställdas tidrapporter i Lisa självservice.
• Skriva Avtal samt bevakning av Las listor i Vikariebanken
• Fastighetsfrågor och ansvar för att följa upp underhåll, drift och skötsel av förskolornas lokaler.
• Kontakta hyresvärdar eller externa tjänsteleverantörer vid felanmälan av lokaler

Kvalifikationer

För att lyckas i rollen kräver vi att du har fullgjord gymnasieutbildning och tidigare erfarenhet av administrativt arbete. Vi söker dig med aktuell yrkeserfarenhet som är ansvarsfull och serviceinriktad. Du ska vara nyfiken på nyheter och nya system som Stockholms Stad erbjuder och utvecklar.

Du ska ha erfarenhet av administrativa uppgifter och gedigen data- och systemvana. Du behärskar Microsoft Officepaket, Teams, Skolplattformen och Serviceprotalen.

Du är prestigelös, har hög servicekänsla och god kontakt- och samarbetsförmåga. Du är en person som kan arbeta självständigt, ta eget ansvar och har god planeringsförmåga. Du är noggrann och har lätt för att uttrycka dig på svenska i tal och skrift. Du måste tycka om och ha erfarenhet att möta människor och lösa problem. 

Meriterande om du har flera års erfarenhet av yrket samt vana att arbeta med Stockholm Stads verksamhetssystem så som Agresso och WinLas samt är digitalt intresserad.