Registrator till Norra innerstaden

Är du en erfaren registrator? Vill du bidra till ordning, öppenhet och god service i en samhällsviktig verksamhet? Då kan det här vara tjänsten för dig!

Välkommen till oss

Kvalitetsavdelningen ansvarar för arkiv, registratur och nämndprocessen. Vi samordnar förvaltningens arbete med planering och uppföljning i ILS och stimulerar innovation och utveckling i verksamheter. Avdelningen ansvarar också för it-frågor, inköp och upphandling samt säkerhets- och trygghetsarbetet, arbetet med medborgarinflytande och civilsamhällesfrågor.

Som registrator ingår du i kanslienheten, som är en av avdelningens fem enheter. Vi är en liten enhet på sju personer inklusive enhetschef som arbetar med arkiv, registratur och nämndadministration. Då nuvarande registrator går i pension söker vi en ny person som vill bli del av vårt team och en nyckelperson i arbetet med att säkerställa att allmänna handlingar hanteras korrekt och att offentlighetsprincipen efterlevs. Här får du stötta både verksamheten och allmänheten med din kompetens, struktur och servicekänsla.

Vi erbjuder

Som medarbetare hos oss får du möjlighet att arbeta i en kompetent enhet med spännande och varierande uppdrag som utvecklar dig. Vi värnar om en arbetsplats där samverkan och ett gott arbetsklimat står i fokus för att skapa en trygg och inspirerande arbetsmiljö.

Vi erbjuder dig även:

• ett viktigt uppdrag i hjärtat av en engagerad stadsdel
• centralt belägen arbetsplats på Sankt Eriksgatan 117, nära till Odenplan station
• friskvårdbidrag
• goda förutsättningar att kombinera privat- och arbetsliv samt vinter- och sommararbetstid
• möjlighet att arbeta hemifrån när verksamhetens förutsättningar tillåter.

Läs mer om våra förmåner och Stockholms stad som arbetsgivare här. 

Din roll

Som registrator hos oss har du en viktig funktion där du, tillsammans med kollegor på enheten, ansvarar för att hantera stadsdelens övergripande registratur. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att:

• Registrera ärenden och in- och utgående handlingar samt fördela ärenden till handläggare
• Ansvara för förvaltningens registratorsbrevlåda
• Hantera utlämnande av allmän handling
• Vara objektspecialist i ärende- och dokumenthanteringssystemet eDok (Platina)
• Granska och kvalitetssäkra registrerad data i ärendehanteringssystemet
• Aktivt ta initiativ kring och medverka i utvecklingen av administrativa rutiner
• Arbeta tillsammans med nämndsekreteraren för att ge ett enhetligt administrativt stöd kring nämnd och social delegation.
• Vid behov vara sekreterare på sammanträde med nämnd eller social delegation
• Vara sakkunnig och erbjuda stöd och utbildning till chefer och medarbetare i frågor som rör informationshantering.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• Relevant eftergymnasial utbildning inom exempelvis arkiv- och informationsvetenskap
• Goda kunskaper i offentlighet- och sekretessfrågor
• Aktuell erfarenhet som registrator i offentlig förvaltning
• Vana av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystem, gärna eDok (Platina)
• Mycket goda kunskaper i svenska i både tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• Utbildning i arkiv- och informationsvetenskap, statsvetenskap eller juridik
• Erfarenhet från kommunal verksamhet
• Erfarenhet som nämndsekreterare eller motsvarande roll
• Erfarenhet av sekretessprövning.

Vi söker dig som har ett stort engagemang för och värnar om våra frågor och tar initiativ för att driva dessa framåt. För att lyckas i rollen krävs struktur och noggrannhet. Det innebär att planera och organisera arbetet effektivt, kunna prioritera och hålla tidsramar samt ha ett skarpt öga för detaljer. Arbetet behöver utföras grundligt och med god förståelse för de kvalitetskrav som gäller.

I rollen handlar det även om att vara serviceinriktad, samarbeta effektivt och bemöta andra med positivitet och lyhördhet. Din förmåga att anpassa kommunikationen efter olika individers behov samt att vara lösningsfokuserad och tydlig i ditt budskap är också central för att säkerställa att alla förväntningar är klara och att information når fram.

Övrigt

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. Vi önskar att du svarar kortfattat på frågorna samt att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt svenska CV. Efter sista ansökningsdag går vi igenom ansökningarna.

Rekryteringsprocessen består av intervjuer och referenstagning.

Varmt välkommen med din ansökan!