Assistent inom service och administration till Serviceförvaltnigen

Välkommen till oss

Som assistent inom service och administration tillhör du enheten för hr, informationshantering och internservice. Enheten är en del av avdelningen verksamhetsstöd där vi alla har ett gemensamt uppdrag i att ge stöd och service åt alla serviceförvaltningens 420 medarbetare och chefer. På hela enheten är vi ca 12 medarbetare och inom området internservice arbetar två vaktmästare, en assistent och en arbetsledare/lokalintendent.

Vi söker nu en assistent inom service och administration till vårt team!  

På internservice arbetar vi bland annat med:

• ​​Lokalfrågor post- och godshantering
• Felanmälan och kontakter med olika leverantörer
• Kök och matsal –  hantera disk, kaffemaskiner, beställningar av kaffevagnar till möten
• Catering till verksamheterna
• Inköp och beställningar av förbrukningsmaterial
• Hantering av passerkort
• SBA Systematisk brandskyddskontroll
• Samordning av inkomna ärenden 

Vi erbjuder

Du kommer till en välkomnande och trevlig arbetsplats där alla hos oss arbetar tillsammans för att ge en god och effektiv service.

Vi erbjuder dig

• möjlighet att arbeta för en av Sveriges största arbetsgivare
• flexibel arbetstid, sommar- och vinterarbetstid, friskvårdsbidrag, semesterväxling och subventionerad massage på arbetsplatsen
• ljusa och nyrenoverade lokaler vid Globen, nära tunnelbana och tvärbana.
• läs gärna mer om våra förmåner här.

Din roll

Dina arbetsuppgifter är bland annat att

• se till att matsalen och andra gemensamma ytor hålls rena, fräscha och inbjudande
• hantera disken i köket och fylla på kaffemaskiner
• göra inköp, hantera leveranser av varor och se till att de tas emot levereras och förvaras på rätt plats
• arbeta med administrativa uppgifter kopplade till vårt ärende- och inköpssystem
• ställa iordning och möblera konferensrum. 

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• gymnasieexamen
• flerårig aktuell och dokumenterad erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom köks- och kontorsservice som arbetsgivaren bedömer likvärdiga
• erfarenhet av att arbeta med processer inom catering, beställningar och inköp
• goda kunskaper och vana av att arbeta i Microsoft Office
• goda svenskkunskaper, både i tal och skrift då arbetet kräver det.

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av inköps- och ärendehanteringssystem
• erfarenhet av fakturahantering

Vi lägger stor vikt vid nedan personliga kompetenser.

Vi söker dig som är lösningsorienterad och har förmåga att hantera varierande arbetsuppgifter på ett effektivt sätt. Du har god samarbetsförmåga och trivs med att arbeta tillsammans med kollegor i en stödjande och serviceinriktad roll. Vidare är du flexibel och anpassar dig snabbt till förändrade behov och prioriteringar, samtidigt som du arbetar strukturerat och noggrant. Rollen kräver att du är självgående, tar eget ansvar och kan planera samt driva dina arbetsuppgifter framåt med hög kvalitet och god service. Du är positiv, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och förstår vikten av att skapa en välkomnande och trivsam miljö för både medarbetare och besökare.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet, i denna rekrytering, för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi att utgå ifrån ditt CV, urvalstester och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

I den är processen kommer tester användas som en del i urvalsarbetet. 

Varmt välkommen med din ansökan!