Samordnare till registraturet, Utbildningsförvaltningen

Välkommen till oss

Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med runt 16 000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av stadens grundskolor och gymnasieskolor. Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) främjar en effektiv och rättssäker hantering och registrering av allmänna handlingar. Vi stöttar hela förvaltningen – inklusive cirka 170 skolor som alla är egna arkivbildare – i frågor kring registrering av handlingar och informationshantering. På registraturet arbetar sex registratorer, en jurist och en handläggare med ansvar för kommunikation. 

Vi erbjuder

Hos oss får du chansen att bli en del av ett team med erfarna medarbetare där du kan dra nytta av kollegornas breda kunskap samtidigt som du bidrar med din egen erfarenhet och kompetens. Det är ett meningsfullt uppdrag där vi bidrar till att skolorna fungerar bättre varje dag. Vi tror på balans mellan arbete och fritids och har flexibel arbetstid och arbetsplats, i en modern arbetsmiljö. Arbetsplatsen är centralt belägen på Kungsholmen. Vi erbjuder anställningsförmåner som friskvårdsbidrag och semesterväxling. 

Din roll

Rollen som samordnare omfattar både arbetsledning, utvecklingsarbete och aktivt deltagande i registraturets operativa arbete. Du leder registraturets arbete, fördelar resurser och säkerställer att uppdrag och aktiviteter genomförs i linje med förvaltningens mål och gällande lagkrav. Du ansvarar för att kvalitetssäkra rutiner och processer och säkerställer att hanteringen av allmänna handlingar följer principerna om konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Tillsammans med samordnaren för arkivet driver du utvecklingsarbetet inom informationshantering för förvaltningen.

Samtidigt deltar du i det operativa arbetet, vilket kan omfatta postöppning, klassificering, registrering i diariet eDok (Platina), utlämnande av handlingar, sekretessbedömningar samt rådgivning i frågor om offentlighet, sekretess och informationshantering. Uppdraget omfattar även viss förvaltning av eDok, registerförteckning över personuppgiftsbehandlingar enligt GDPR och stödmaterial vid utlämnande av allmänna handlingar. En viktig del av arbetet är också att hantera utlämnande av handlingar avseende stängda ärenden i diariet och handlingar i arkivet, i nära samverkan med arkivfunktionen.

Din kompetens och erfarenhet

För denna tjänst krävs att du har:

• Relevant utbildning inom registratur, arkiv, informationshantering eller annan utbildning/arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Minst 2 års aktuell erfarenhet som registrator, dokumentcontroller eller informationscontroller.
• Erfarenhet av och goda kunskaper i offentlighet och sekretess, GDPR och regelverken kring hanteringen av allmänna handlingar. 
• Erfarenhet av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystem, gärna Platina/eDok.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig tydligt och korrekt på svenska i tal och skrift.
• God digital kompetens, inklusive mycket goda kunskaper i Officepaketet.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av arbetsledning, samordning, processledning eller projektledning.
• Erfarenhet av att utveckla rutiner, processer och arbetssätt inom registrering och arkivering av allmänna handlingar.
• Erfarenhet av arbete med registerförteckningar.
• Mer än 2 års aktuell erfarenhet som registrator, dokumentcontroller eller informationscontroller.

Personliga egenskaper 

Vi söker dig som är trygg i din kompetens som registrator. Du arbetar strukturerat med en förmåga att hålla ihop helheten även vid hög arbetsbelastning. Kan planera, prioritera och fördela resurser utifrån verksamhetens behov. Samtidigt som du är drivande i att kvalitetssäkra och utveckla rutiner och processer. Med en god kommunikativ förmåga skapar du förtroende och bygger goda relationer. Du har hög samarbetsförmåga och kan arbeta i dialog med olika delar av en stor organisation.