Driftledare för evenemang i Stockholms Stadshus

Stockholms stadshus är en av de mest kända och symboliska byggnaderna i Stockholm med närmare 450 000 besökare årligen. I Stadshusets festsalar Blå hallen och Gyllene salen hålls cirka 200 evenemang per år och det är allt från banketter till stora konserter och ceremonier samt fotograferingar och filminspelningar.

Välkommen till Protokoll- och evenemangsenheten

Protokoll- och evenemangsenheten ansvarar för upplåtelser (uthyrning till externa kunder) av Blå hallen och Gyllene salen, evenemang i stadens regi i Stadshuset, inkommande internationella besök och offentlig representation samt den borgerliga vigselverksamheten. En stor del av enhetens verksamhet bedrivs utanför normala kontorsarbetstider med stöd av timanställd personal. Enheten är en del av stadsledningskontorets kommunikations- och omvärldsavdelning till vilken även kommunikationsenheten, internationella enheten och visningsenheten tillhör.

Protokoll- och evenemangsenheten består idag av en enhetschef, en teamledare, en samordnare, fem projektledare och tre administratörer samt cirka 60 timanställd personal. Vi söker nu två driftledare. Driftledarna kommer att arbeta med såväl förberedelser av evenemang dagtid som det operativa genomförande av evenemang på kvällar och helger.

Din roll som driftledare

I rollen som driftledare arbetar du tillsammans med teamledare och projektledare med att säkerställa genomförandet av aktiviteter i Stadshuset. Det innebär att du:

• tillsammans med projektledare är en del i planeringen av Stadshusets del i evenemang
• är en av dem som är ytterst ansvarig under genomförandet av komplexa representationsmottagningar och evenemang i stadens regi samt evenemangsupplåtelser till externa kunder
• arbetsleder och fördelar arbetet under evenemang
• utvärderar Stadshusets del i avslutade evenemang
• stöttar enhetschef i det systematiska arbetsmiljöarbetet under genomförandefasen
• hanterar administrativa arbetsuppgifter kopplat till driften av verksamheten, såsom schemaläggning och utbildning av timanställd personal
• utför fysiskt arbete och tunga lyft, däribland möbel- och godshantering samt scenbygge
• deltar i möten med kunder, leverantörer och samarbetspartners tillsammans med projektledare
• andra arbetsuppgifter kan förekomma

Din erfarenhet och kompetens

För denna tjänst krävs att du har:

• minst 3 års aktuell erfarenhet av att arbeta med genomförande av evenemang
• erfarenhet av att leda arbetsgrupper
• erfarenhet av arbete med hög servicenivå i förhållande till gäster, kunder och leverantörer
• goda kunskaper i Officepaketet
• hög digital mognad med stor vana av att arbeta i flertalet system
• goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift då vi har många internationella kunder

Det är meriterande om du även har:

• kunskap och erfarenhet av att arbeta i evenemangsbokningssystemet Axaco
• kunskap och erfarenhet av att arbeta i schemaläggningsprogrammet Medvind
• kunskap och erfarenhet av att arbeta i affärssystemet Agresso

För oss är dina personliga förmågor och färdigheter viktiga och därför kommer vi lägga stor vikt vid dessa.

Du är van att ha flera /frågor igång parallellt samt att självständigt driva ditt arbete framåt. Du har förmågan att se möjligheter till verksamhetsutveckling och ta egna initiativ. Du är noggrann och planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt och självständigt sätt. Vidare samarbetar du bra med andra samt är tillmötesgående och kommunikativ på ett tydligt och smidigt sätt. Som person är du lugn, stabil och kontrollerad i stressiga och pressade situationer. Du behåller ett realistiskt perspektiv och fokuserar på rätt saker. För att lyckas och trivas i denna roll behöver du uppskatta högt tempo, variation och snabbt kunna växla mellan fysiskt arbete och kontor. Ett stort mått av prestigelöshet är nödvändigt för att trivas i rollen.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

En säkerhetskontroll kan komma att genomföras.

Arbetstiden är schemalagd i perioder om två månader och förlagd till dag-, kvälls- och helgtid. Arbetet under högsäsong (april-juni och september-december) är i stor hög grad förlagd till kvälls- och helgtid för operativt och praktiskt genomförande av arrangemang. Schemat kan omfatta även helgdagar som exempelvis nationaldagen och nyårsdagen.