Registrator till Utbildningsförvaltningen, Stockholms stad, vikariat

Har du erfarenhet av registratur och goda kunskaper om offentlighet och sekretess? Brinner du för god service och vill du utvecklas vidare och lära nytt tillsammans med kompetenta kollegor i Sveriges största förvaltning?
Nu söker vi en initiativtagande registrator som tillfälligt kan stötta upp i arbetet under en föräldraledighet.

Välkommen till oss

Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) ingår i avdelningen för personal och kompetensförsörjning. ARF fungerar som en stöd- och specialistfunktion inom informationshantering för både förvaltningen och skolorna. Vi strävar efter att skapa en modern, rättssäker och effektiv informationshantering, och en god offentlighetsstruktur. Här arbetar bland annat sex registratorer, en jurist, en administratör/kommunikatör och en samordnare för registraturet. Vi sitter centralt i lokaler på Hantverkargatan, Kungsholmen.

Vi erbjuder dig

Hos oss får du möjlighet att ingå i ett team med högt kvalificerade medarbetare och med en härlig stämning. Hos oss ges du inte bara möjlighet att bidra med din erfarenhet, utan också att dra nytta av den breda kunskapen bland dina kollegor. Vi erbjuder en arbetsplats präglad av kompetens, öppenhet och trygghet, där vi uppmuntrar självständigt arbete samtidigt som vi tar gemensamt ansvar för registraturets uppdrag. Vi erbjuder även möjlighet att arbeta på distans två dagar/vecka om arbetet tillåter.
Läs gärna mer om våra förmåner inom Stockholms stad här.

Din roll

Som registrator på utbildningsförvaltningen kommer du att ha en central roll i hanteringen av inkomna och upprättade handlingar. Du ansvarar för att klassificera handlingar enligt vår klassificeringsstruktur och hanteringsanvisningar (dokumenthanteringsplan), och säkerställer att information hanteras korrekt, konfidentiellt och är tillgänglig för de som behöver den.

Du registrerar handlingar i vårt system eDok (Platina) och samarbetar med handläggare för att skapa och avsluta ärenden. En viktig del av tjänsten är att säkerställa att sekretessbelagd information hanteras säkert och i enlighet med gällande lagstiftning.

Du fungerar även som stöd för medarbetare, både på central förvaltning och skolorna, vid frågor som rör offentlighetsprincipen och informationshantering. Du kommunicerar juridiskt korrekt med både interna och externa parter. Dessutom kommer du att ingå i ett rullande schema för att hantera utlämnande av allmän handling. Om du saknar tidigare erfarenhet av utlämnande av allmän handling är det inga problem eftersom vi kommer att erbjuda dig nödvändig utbildning.

Din kompetens och erfarenhet

För denna tjänst krävs att du har

• minst ett års aktuell erfarenhet av att arbeta som registrator inom offentlig sektor alternativt minst ett års aktuell erfarenhet av att ha haft arbetsuppgiften som registrator inom ditt uppdrag
• god kunskap om de lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig sektor
• hög digital kompetens, med vana att arbeta i olika digitala system och Officepaketet
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av att arbeta med eDok (Platina)
• arbetat med informationshantering och klassificering och registrering av allmänna handlingar i eDok (Platina) inom skolvärlden
• erfarenhet av att arbeta med utlämnande av allmän handling.

Personliga förmågor och färdigheter 

Som person är du självgående, bra på att ta initiativ och få saker att hända.
Du trivs med att jobba i team och bidrar aktivt till samarbete genom att ha ett öppet, tillmötesgående och problemlösande förhållningssätt. För att lyckas väl i rollen krävs också att du är noggrann med förmåga att se till detaljer och att du är grundlig i ditt sätt att utföra uppgifter. Att leverera god service är en självklarhet för dig och du får energi av att hjälpa andra. Vi lägger stor vikt vid ovan nämnda kompetenser, personlig lämplighet samt motivation och engagemang för tjänsten.

En hälsning från din blivande chef

Agneta Steinbeck heter jag och det är jag som är din blivande chef. Som chef är jag engagerad och inlyssnande och försöker vara ett så bra bollplank som möjligt. Jag har ett stort förtroende för mina medarbetare och deras kompetens. Jag tycker om att vara engagerad i enhetens frågor och vara med och driva utvecklingen framåt och värdesätter en arbetsmiljö där vi känner en stolthet i det vi gör och där vi tillsammans driver arbetet framåt.

Mer om Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad

Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med runt 16 000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor.

Din ansökan 

För att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll behöver du inte bifoga ett personligt brev. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Det här är en tidsbegränsad anställning till och med 25 oktober 2025.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.