Serviceinriktad studieadministratör till Vuxenutbildningen

Brinner du för kundkontakt och är en fena på administrativt arbete? Då kan det här vara en tjänst för dig!

Välkommen till oss

Vi är ett härligt team studieadministratörer på Vuxenutbildningscentrum Södermalm. Här arbetar även studie- och yrkesvägledare samt testpedagoger. Hos oss kan kunderna söka till svenska för invandrare (sfi) och kommunal vuxenutbildning (komvux), träffa en studie- och yrkesvägledare samt testa sina kunskaper i svenska, svenska som andraspråk, engelska och matematik. 

Vår arbetsplats ligger på Södermalm, Rosenlundsgatan 52 och vi har nyligen även lokaliserat oss i Kista utifrån stadens inriktning med att förbättra servicen på Järva. Vi arbetar kontorstid och vissa schemalagda kvällar.

Vi erbjuder dig

ett omväxlande arbete där du kan bidra till stor skillnad i andras liv ett team där vi jobbar för verksamhetens bästa och stöttar varandra en god introduktion en arbetsplats i moderna lokaler flexibel arbetstid, med viss schemalagd tid generösa friskvårdsmöjligheter och friskvårdsbidrag

Läs gärna mer om våra förmåner

Läs om hur det är att vara en del av Stockholms stad

Din roll

I rollen som studieadministratör arbetar du för att ge optimal service till våra kunder. Du brinner för kundkontakt och kommunikation. Arbetet sker i nära samarbete med samtliga utbildningsanordnare i staden. Du rapporterar direkt till biträdande enhetschef.

Dina arbetsuppgifter innebär huvudsakligen att:

• Ge information om och service kring studier och studieekonomi
• Hjälpa till med ansökan till komvux
• Ta emot och handlägga ansökan till Sfi och val av skola
• Hänvisa till studie- och yrkesvägledare vid behov
• Hänvisa till Kartläggning och bedömning av stöd/hjälpmedel inför studier
• vid behov Hänvisa till Nivåtest
• vid behov Ge information om validering och prövning
• Ge information om betyg, intyg och examen, och hur utskrifter beställs.
• Vara med och utveckla rutiner och arbetssätt
• Hålla dig informerad om nyheter inom vuxenutbildning.
• Handlägga och bedöma ansökningar till olika utbildningar utifrån lagar och förordningar, både självständigt och tillsammans med kollegor
• Jobba uppsökande och bidra till att vuxenutbildningen är synlig samt att information om studier inom komvux sprids, bland annat genom närvaro på medborgarkontor och bibliotek.
• Medverka i events och aktiviteter som ger ökad kunskap om och inspiration till studier inom komvux.
• Etablera och upprätthålla samverkansrelationer med lokala aktörer, såväl offentliga som inom det civila samhället, med syfte att nå de i behov av studier.

Viss tid är du schemalagd för att exempelvis ta emot besökare under våra öppettider. Det förekommer även schemalagd tid i telefon. Många av våra kunder har ett annat modersmål än svenska varför vi delvis kommunicerar på engelska.

Vi står inför en omorganisering under hösten vilket gör att du behöver vara öppen för eventuella förändringar som kan komma att ske.

Din Erfarenhet och kompetenser

Vi söker dig som har:

• gymnasieexamen
• drivit självständigt handläggningsarbete
• administrativt arbete inom vuxenutbildning, såsom kursadministration och betygshantering på SFI, grundläggande och gymnasial nivå
• mycket god datorvana och goda kunskaper i Office-paketet
• god förmåga att uttrycka dig väl på svenska och engelska både muntligt och skriftligt.

Det är meriterande om du har arbetat:

• inom kommunal verksamhet
• med Teams.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga färdigheter, förmågor och engagemang för tjänsten. Följande kompetenser är viktiga att du har.

För att trivas tycker du om att hjälpa andra på ett serviceinriktat sätt. Vi har kunderna i fokus och det är viktigt att du får energi av kundmötet både på plats och på telefon. Du har en god samarbetsförmåga med din kollegor och kommunicerar tydligt så att olika mottagare förstår ditt budskap. Du är inte rädd för att ta dig ann olika språkbarriärer hos vissa kunder.
För att lyckas i rollen behöver du vara van att driva och strukturera ditt arbete självständigt. Du är noggrann när det gäller detaljer och att leverera god kvalitet. Vi står inför många förändringar så du behöver tycka om förändring och ha en flexibel förmåga att kunna styra om dina uppgifter utifrån ändrade prioriteringar. 

Vi är nyfikna på vem du är och ser fram emot din ansökan!

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.