Registrator/nämndsekreterare till Äldreförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Nu söker vi en registrator/nämndsekreterare med intresse för informationshantering, arkivfrågor och den demokratiska beslutsprocessen.

Ditt uppdrag

Tjänsten som registrator innebär att värdera information, diarieföra, kvalitetssäkra och tillhandahålla allmänna handlingar. I samarbete med förvaltningsjurist göra sekretessbedömningar vid utlämnande av handlingar.

Under våren kommer vi att införa ett remiss- och nämndhanteringen i eDok. Här kommer du att vara med att stödja och utbilda nya användare. Du är förvaltningens sakkunniga när det gäller arkivering och informationsförsörjning. Du är även objektspecialist för eDok och har löpande dialog med stadsarkivet, samt medverkar i olika utvecklingsfrågor.

Som nämndsekreterare ansvarar du för att samordna nämndens ärenden och administration. Det innebär bland annat att:

• planera möten, skriva protokoll och hålla i processen att färdigställa handlingar till nämnden
• uppdraget innebär allt från juridiska frågor till formalia före, vid och efter sammanträdena, samt ha ansvar för expediering och arvodesrapportering för nämndens ledamöter.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• högskoleutbildning med lämplig ämneskombination för att arbeta med dokumenthantering, till exempel arkiv- och informationsvetenskap eller motsvarande kompetens som vi bedömer likvärdig
• några års erfarenhet av att arbeta som registrator eller arkivarie i offentlig sektor
• goda kunskaper om de lagar och regler som styr det kommunala beslutsfattandet, som till exempel kommunallagen, förvaltningslagens serviceskyldighet samt regelverket om offentlighet och sekretess och GDPR
• hög digital mognad där du aktivt har arbetat i Officepaketets olika program och digitala ärendehanteringssystem, till exempel Platina
• goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Som person förväntar vi oss att du

Uppskattar samarbete, trivs med att ha många olika kontakter och har ett gott och lyhört bemötande. Du ser din roll som en del i ett större sammanhang och har förmåga att ta hänsyn till olika perspektiv. Du är nyfiken och har lätt för att ta egna initiativ. Du är bra på att själv driva ditt arbete framåt och kan leverera med kvalitet, även om du ibland behöver hantera flera olika uppgifter samtidigt. För att trivas i rollen är det också viktigt att du har tålamod med stundtals repetitivt arbete.

Stor vikt kommer läggas på personlig lämplighet, engagemang och motivation för tjänsten.

Din arbetsplats

Äldreförvaltningen ansvarar för kommunövergripande frågor rörande äldreomsorg, samt för att i dialog med stadsdelsnämnderna samordna, utveckla och följa upp äldreomsorgen i staden. Äldreförvaltningen har cirka 150 medarbetare och är indelad i tre avdelningar; administrativa avdelningen, avdelningen för stadsövergripande äldreomsorgsfrågor och Stockholms Trygghetsjour samt enheten för kommunikation, omvärld och beredskap.

Administrativa avdelningens arbetar förvaltningsövergripande med att ge stöd till ledning och verksamheten. Till avdelningens ansvar hör bland annat nämnd och registratur, ekonomi och redovisning, samordning ILS, juridiska frågor, HR-frågor, IT-stöd, inköp och administration. Avdelningen består idag av elva medarbetare inklusive avdelningschef.

Förvaltningskontoret är beläget i Farsta centrum i moderna och ljusa lokaler. Under 2022 kommer förvaltningskontoret och Stockholms trygghetsjour att flytta in i gemensamma lokaler nära Älvsjö station.

Övrigt

Befattningen är tillsvidare på heltid, tillträdesdag snarast eller enligt överenskommelse.