Arkivarie/registrator till förskoleförvaltningen

Välkommen till oss

Avdelningen för ledningsstöd och IT ansvarar för funktionerna HR, kommunikation, nämndkansli, IT, registratur, informationssäkerhet och beredskapsfrågor samt administration. Funktionerna nämndkansli, registratur och administration bildar en enhet inom avdelningen.

Nu stärker vi vår funktion inom arkiv och registratur och söker dig som får energi av att stötta andra, bygga relationer och samtidigt bidra till struktur och kvalitet. Det här är en roll för dig som trivs i en central och synlig position, med många kontaktytor och stora möjligheter att påverka arbetssätt och rutiner. Du arbetar såväl med arkivrelaterade uppgifter som inom registraturet och ser värdet i ett brett uppdrag.

Vi erbjuder

Vi är en ung förvaltning med många viktiga uppdrag. Utöver detta erbjuds även ett stort nätverk inom Stockholms stad, flexibel arbetstid och friskvårdsbidrag. Läs mer om våra förmåner här: https://jobba.stockholm/formaner/

Med vårt läge på Kungsholmen, granne med Stadsarkivet och nära Centralstationen, finns goda möjligheter att både ta del av stadens utbud som att enkelt kunna ta sig vidare med tåg, tunnelbana eller buss då man avslutat sin arbetsdag. Möjlighet att växla mellan distans- och kontorsarbete finns när arbetet tillåter.

Din roll

Som arkivarie/registrator har du en central roll i en förvaltning under uppbyggnad. Du bidrar aktivt till att bygga upp och utveckla arbetssätt, processer och styrdokument inom arkivering, diarieföring och digital ärendehantering. Det gör du i nära samarbete med din kollega inom arkiv och registratur samt med stöd av enhetschef. Tillsammans ansvarar ni för den löpande verksamheten inom arkiv och registratur och i registratorsuppdraget ingår bland annat att diarieföra allmänna handlingar samt hantera förvaltningens funktionsbrevlåda. Du deltar i arbetet med att lämna ut allmänna handlingar och utför regelbundet sekretessprövningar.

Rollen innebär även att du utbildar, informerar och ger råd och stöd till förvaltningens medarbetare för att säkerställa att dokumentation och informationshantering sker enligt gällande lagar och regelverk. Tjänsten präglas av många kontakter och ett nära samarbete inom förvaltningen.

Din kompetens och erfarenhet

För den här rollen krävs att du har

• högskoleutbildning med inriktning mot arkiv- och informationsvetenskap eller registratur, alternativt annan utbildning och yrkeserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• några års aktuell erfarenhet i liknande roll inom registratur och arkiv
• god kunskap om de lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig sektor samt kompetens inom dataskyddsområdet (GDPR)
• hög digital kompetens, med vana av att arbeta i ärendehanteringssystem och officepaketet
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av att göra sekretessbedömningar
• erfarenhet av arbete i politiskt styrd organisation
• erfarenhet av Stockholms stads dokument- och ärendehanteringssystem eDok (Platina) eller liknande system

Du är strukturerad och utför ditt arbete med hög kvalitet och noggrannhet. Du har lätt för att skapa goda relationer genom ditt flexibla, pedagogiska och serviceinriktade sätt. Du tycker om att ge stöd och support till medarbetare inom förvaltningen och är tydlig i din kommunikation. Du tar hänsyn till flera perspektiv och har god förmåga att göra korrekta avvägningar, med hänsyn till verksamhetens bästa. Du är initiativtagande och bidrar aktivt till verksamhetens fortsatta utveckling.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

I denna rekryteringsprocess kan arbetspsykologiska tester bli aktuella.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande!