Vi erbjuder en spännande roll som nämndsekreterare och registrator

Stockholms stad, Överförmyndarförvaltningen, Verksamhetsstöd

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stockholm överförmyndarförvaltning är en del av Stockholm stad och den största överförmyndarförvaltningen i landet med drygt 10 000 ärenden. Vi är en tillsynsmyndighet som rekryterar, utbildar och granskar ställföreträdare men också ett specialforum för svensk och internationell förmyndarskapsrätt med många komplexa ärenden. Vi arbetar nu med att skapa en helt digital ärendehantering med användande av e-tjänster.

Välkommen till oss

Förvaltningen är centralt placerad i nya ljusa lokaler på Kungsholmen. Här finns både gym, restauranger och sköna promenadstråk runt hörnet. Vi är drygt 60 medarbetare uppdelade på fyra enheter och en stab.

Vi erbjuder

Stockholms stad har förmånliga erbjudanden när det gäller friskvård. Som anställd i staden kan du köpa kort på stadens egna sim- och gymanläggningar till förmånliga priser. Utöver den lagstadgade allmänna pensionen så har du som medarbetare i staden även en tjänstepension och tillgång till fler semesterdagar än vad som är reglerat i lag.
Tjänsten som nämndsekreterare och registrator är placerad vid enheten för verksamhetsstöd inom Överförmyndarförvaltningen.

Enheten ansvarar för arkiv och registratur, utlämnande av allmänna handlingar, IT-frågor i form av hantering av datorer och telefoner, systemförvaltning och utveckling av e-tjänster, e-arkiv och digitaliseringsinsatser. Den ansvarar också för informationssäkerhet och GDPR, nämndadministration, samt allmänna administrativa utredningar. Inom enheten bedrivs också kommunikation genom webben, intranätet, kontaktcenter, enkäter, samt nyhetsbrev till ställföreträdare och personal.
Vi fungerar som ett administrativt stöd för övriga enheter, samt ansvarar för lokalfrågor och fysisk säkerhet.

Din roll

Uppdragen som nämndsekreterare och registrator utförs på 50 % vardera.
Som nämndsekreterare arbetar du nära den politiska organisationen och förvaltningschefen vid Överförmyndarförvaltningen och har en nyckelroll i planeringen inför nämndens sammanträden.
Du ansvarar för att driva beredningsprocessen och samordna nämndens ärenden/ärendeplanering och administration vilket innebär att planera möten, skriva kallelser, protokoll, sekreterarskap samt att hålla i processen att korrekturläsa tjänsteskrivelser till nämnden samt expediering av beslut.
Du är ett stort stöd till förtroendevalda både före, under och efter sammanträdet. Tillsammans med dina nämndsekreterarkollegor i Stockholms stad deltar du också i utvecklingen av stadens nämndprocesser.
Tillsammans med förvaltningens registratorer är du delaktig i diariehanteringen av både digitalt och fysiskt inkommande och utgående handlingar, samt upprättandet av handlingar i vårt allmänna diarium (eDok) och i vårt ärendehanteringssystem (LEX). Du kommer också att ingå i en grupp som på daglig basis roterar med hanteringen av utlämnande av allmänna handlingar.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har högskole- eller universitetsutbildning, gärna med samhällsvetenskaplig, statsvetenskaplig, juridisk eller annan inriktning lämplig för rollen och några års erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare och registrator. Med fördel har du kännedom om hur en offentlig och politiskt styrd organisation fungerar.
Eftersom rollen innebär att du växlar mellan att administrera nämndprocesserna och sköta förvaltningens hantering av allmänna handlingar bör du vara bekväm med att kunna göra sekretessbedömningar inom någon av funktionerna och vara stresstålig.
Det är meriterande om du har erfarenhet av nämndadministration från någon mindre kommun, gärna från socialnämnd eller äldrenämnd där registrering och utlämnande av allmänna handlingar ingår i den administrativa rollen.