Administratör till ESF-projektet Care for Ukrainian refugees - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Arbetsmarknadsförvaltningen i samarbete med Socialförvaltningen planerar att utveckla delar av  det arbetssätt som tagits fram inom projektet Care for Ukrainian refugees. Projektet är finansierat av den europeiska socialfonden och ska erbjuda flyktingar från Ukraina en rad insatser som bidrar till inkludering på arbetsmarknaden och i samhället, med fokus på uppsök, hälsa och event. 

Aktiviteterna är frivilliga och ges på Welcome House på Södermalm i Stockholm. Welcome house erbjuder ett samlat stöd för stadens nyanlända och utgörs av Socialförvaltningens Intro Stockholm och Arbetsmarknadsförvaltningens Etableringscentrum. 

Nu söker vi dig som vill arbeta som administratör inom projektet. 

Arbetsbeskrivning

Du ansvarar i dialog med projektledaren för både planering, uppföljning och dokumentation av projektet. Du ansvarar för att rätt information delges projektmedlemmar och externa intressenter i rätt tid. Exempel på arbetsuppgifter kan vara att:

• Arbeta med ESF relaterad rapportering
• Upprätta projektarkiv,
• utforma administrativa rutiner,
• utforma och distribuera kallelser till möten,
• föra protokoll vid olika möten,
• sammanställa projektdokumentation,
• sammanställa och registrera nödvändiga rapporter av olika slag,
• stödja projektledaren i administrativa frågor,
• medverka till att sammanställa information som efterfrågas av projektets finansiärer

Du kommer att arbeta väldigt nära projektledaren och ekonomen i projektet. Dina arbetsuppgifter kan också komma att uppdateras och kompletteras under projekttiden.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har minst gymnasial utbildning och erfarenhet från projekt eller verksamheter med extern finansiering. Du är mycket noggrann och strukturerad i ditt arbetssätt och har ett stort intresse för administration. Du har ett gott omdöme och är professionell i din roll och i möten. Du kan självständigt driva och leda processer men arbetar också operativt och kan vara en del av ett team. Vi förväntar oss att du är prestigelös och initiativrik och tycker inte att någon fråga eller uppgift är för liten för att lösas. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

 Meriterande

• Erfarenhet av att arbeta med ESF-relaterad projektadministration, rapportering, diarieföring och arkivering
• Van och kunnig i att upprätta och skriva protokoll, dagordningar och rapporter
• Erfarenhet av administration kring inköp och upphandling

Låter detta intressant? Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Anställningen är en projektanställning på heltid tom den 4 mars 2024. Vi avser att tillsätta tjänsten så snart som möjligt under förutsättning att erforderliga beslut fattas. Intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningsperioden. 

Här kan du läsa mer om vilka förmåner du har som medarbetare i Stockholm Stad.