Ledningssekreterare

Välkommen till oss

Vi söker dig med akademisk utbildning och viss arbetslivserfarenhet som vill göra karriär i offentlig sektor. Rollen som ledningssekreterare innebär att du kommer arbeta med administrativt och praktiskt stöd till trafikdirektören och trafikkontorets ledningsgrupp. Tillsammans med kontorets stabschef tillser du att trafikdirektören och ledningsgruppens arbete är väl planerat och förberett. Tjänsten erbjuder en unik insikt i hur styrning och ledning av en stor kommunal förvaltning fungerar.

Du blir en del av trafikkontorets stab som ansvarar för dialogen med den politiska ledningen på trafikroteln och ledamöterna i trafiknämnden. Vi ansvarar också för verksamhetsplaneringen i Stockholm stads integrerade ledningssystem (ILS) och att ta fram kontorets verksamhetsplan. Vi arbetar också med administrationen av trafikkontorets ledningsgrupp, övergripande utredningar och remisser, samt driver strategiskt prioriterade utvecklingsprojekt. Gruppen består sammanlagt av sju medarbetare inklusive chef, samt verksamhetscontroller, ledningssekreterare, utredare och strateger.

Din roll

De primära arbetsuppgifterna är att stödja trafikdirektören men även hela ledningsgruppen med att:

• boka möten, konferenser och resor
• planera och föra protokoll vid kontorsledningens möten
• leda mindre projekt
• skapa presentationer och sammanställningar
• utföra löpande administrativa uppgifter
• ge praktiskt stöd till trafikdirektören
• hantera inkommande mejl och telefonsamtal från medborgare.

Rollen omfattar både rutinmässiga arbetsuppgifter och mer varierande, händelsestyrda moment vilket passar dig som uppskattar ett omväxlande arbete med periodvis högt tempo.

I rollen kommer du att ha frekvent kontakt med chefer och medarbetare i ledande ställning inom Stockholms stad vilket ger en god förståelse för stadens organisation och styrning. I takt med att du växer in i rollen kommer du successivt att bistå stabschefen med mer kvalificerade uppgifter utöver de löpande arbetsuppgifterna.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• akademisk utbildning inom samhällsvetenskap, såsom statsvetenskap, ekonomi eller annan relevant inriktning som bedöms likvärdig
• Aktuell arbetslivserfarenhet från junior roll inom offentlig eller privat sektor som vi bedömer vara relevant för tjänsten
• goda kunskaper i Microsoft Office, med särskilt fokus på PowerPoint
• mycket goda kunskaper i svenska.

För att trivas i rollen behöver du vara flexibel och initiativtagande eftersom rollen kräver att du anpassar dig till förändrade omständigheter och arbetar proaktiv för att säkerställa att direktörens arbete kan ske effektivt. Du kommer även behöva arbeta strukturerat för att hålla dig till tidsramar och samordna administrativa uppgifter effektivt. Avslutningsvis behöver du vara serviceinriktad och ha en god förmåga att bygga relationer då rollen innebär att du möter många olika personer i varierande sammanhang. I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid personlig lämplighet, engagemang och motivation för tjänsten.

Vi erbjuder

Här får du arbeta i en roll där du kommer att få god insikt i Trafikkontoret och Stockholms stads verksamhet och organisation. Vi erbjuder dig bland annat:

• ett utvecklande arbete med många kontakter
• insikt i styrning och ledning i demokratiskt styrd förvaltning
• centralt belägen arbetsplats på Fleminggatan 4, nära tunnelbanan och pendeltåg
• möjlighet till semesterväxling
• friskvårdsbidrag, friskvårdstimme och möjlighet att delta i friskvårdsaktiviteter
• en trevlig arbetsgrupp med engagerade och kunniga kollegor.

Läs mer om våra förmåner här: Förmåner

Övrigt

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. Vi önskar att du svarar kortfattat på frågorna samt att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt svenska CV. Efter sista ansökningsdag går vi igenom ansökningarna. Rekryteringstester kan komma att användas i denna rekrytering som en del av bedömningen.

Välkommen att växa i en växande stad - där din insats verkligen gör skillnad! Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare: Att arbeta i Stockholms stad och om Trafikkontoret.