Administrativ assistent till Sundby-Bromsten förskoleområde

Välkommen till oss

Sundby-Bromsten förskoleområde består av sex förskolor som ligger i nära anslutning till olika kommunikationer bussar och pendeltåg. Ledningsgruppen för området består av rektor och biträdande rektorer och vi har en specialpedagog. Vi strävar efter ett öppet arbetsklimat där alla anställda ska ha inflytande. Ledningsgruppen är ny och vi behöver därför bygga upp strukturer och organisationer. Är du en driven person med stort engagemang för rollen så har du möjlighet att vara med och påverka.

Vi erbjuder

Vi erbjuder dig goda möjligheter till fortbildning och utveckling.
Friskvårdsbidrag.
Möjlighet att ibland arbeta hemifrån.

Din roll

Som administrativ assistent är du ett stöd till rektor och biträdande rektorer i alla administrativa uppgifter.
Du kommer att hantera lokalfrågor av mindre omfattning och vara närmaste kontakt för fastighetsägare och lokalavdelningen på stadsdelsförvaltningen. I detta ingår också att koordinera brandskyddsarbetet samt Chemsoft på enheten. Som administrativ assistent ansvarar du för beställningar av varor, tjänster, IT utrustning och förfaktura hantering. Du stöttar rektor/biträdande rektorer i schemaläggning, därför är det viktigt att du kan hantera Excelprogrammets samtliga delar. Du kommer även hantera administrativa delar vid ny anställning och uppsägning samt vissa arbetsuppgifter relaterade till personalfrånvaro. Du kommer vara ansvarig för medarbetarnas frånvaroanmälningar samt tillsättning av vikarier.
I rollen ingår att du även ansvarar för och administrerar Skolplattformen och Tempus. Sist men inte minst är du sekreterare/protokollförare för arbetsplatsträffsmöten och andra möten som förekommer inom förskolan och är arkiveringsansvarig.

Din kompetens och erfarenhet

Kravprofil
Vi söker dig som har:
• Gymnasieexamen, gärna med ekonomisk inriktning
• Arbetslivserfarenhet inom administration (3 år)
• Datorkunskap
• Kunskap i Excelprogrammet
• Flytande svenska i både tal och skrift

Vi ser det som meriterande att du har:

• Erfarenhet av stadens olika system (Lisa, Agresso, Skolplattformen, Tempus)
• Erfarenhet av arbete inom förskola

Vi söker dig som är ansvarsfull och serviceinriktad. För att lyckas i rollen behöver du självständigt kunna prioritera dina arbetsuppgifter utan att tappa relation till ledningen och personal. Som person är du stresstålig och kan hantera flera uppgifter samtidigt då tempot kan bli högt vissa perioder. Arbetet innebär stor förmåga att samarbeta och kommunicera med både kollegor, vårdnadshavare och andra
samarbetspartners. Det är därför också viktigt att kunna vara prestigelös.

Vi lägger stor vikt till personlig lämplighet.

Intervjuer kommer att ske löpande

Din ansökan

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Välkommen med din ansökan!