Arkivarie till Södermalms Stadsdelsförvaltning

Har du erfarenhet av informationshantering, arkiv och registratur - välkommen till en av stadens största stadsdelsförvaltningar! Vi söker en arkivarie som vill ta ansvar för att utveckla och samordna vår arkivverksamhet och skapa en effektiv och rättssäker hantering av information inom Södermalms stadsdelsförvaltning. Du får en central och spännande roll med många kontakter både internt och externt. Eftersom tjänsten är en kombinerad roll ingår även arbete i registratur.

Välkommen till oss

Stab och kansli är en av tre centrala administrativa verksamheter och består av 16 medarbetare. Vi samordnar och vägleder förvaltningens verksamheter inom våra expertområden. Inom enheten finns förutom informationshantering, arkiv och registratur funktioner som nämndsekretariat, verksamhetsstyrning och utredning, samordning av kvalitetsarbete och internkontroll, samt samordning av dataskyddsarbete. Inom enheten ryms även viss intern service och administration.

Hos oss blir du en del av ett prestigelöst och erfaret gäng som tryggt samordnar och ger god service. Enligt vår senaste medarbetarundersökning är vi en välmående enhet, med gott arbetsklimat där medarbetarna ser fram emot att gå till jobbet, att det känns meningsfullt och att de kan rekommendera sin arbetsplats till andra. Vår arbetsplats ligger i trevliga och moderna lokaler på Virkesvägen i Hammarby sjöstad.

En varm hälsning från din blivande chef
Jag heter Emma Liljenberg och jag ser fram emot att arbeta med dig. Som ledare försöker jag vara ett bra bollplank och ge snabb återkoppling. Jag vill att mina medarbetare känner att de har mandat att driva sina frågor självständigt och att de känner sig delaktiga och har möjlighet att påverka. Jag tycker också det är viktigt vi trivs och har roligt på jobbet, stöttar varandra och har fokuserar på de vi är till för. Vi uppmuntrar också en kultur där vi vågar testa och prova oss fram. Jag är mån om att det arbete vi gör tillsammans håller en hög kvalitet och att det bidrar till effektivitet och rättssäkerhet.

Vi erbjuder

• Friskvårdsbidrag på 3000 kr/år.
• Bra förmånliga priser på Stockholms stads simhallar och gymkedjor
• Flextid
• Sommar- och vinterarbetstid
• Möjlighet att delvis arbeta hemifrån om arbetet tillåter
• Möjlighet till extra semesterdagar genom semesterväxling

Din roll

Som arkivarie arbetar du både operativt och strategiskt. Du har en stor inblick i förvaltningens verksamhet och ger verksamheterna stöd i deras informationshantering. Tillsammans med registrator förvaltar och utvecklar ni processen Redovisa och förvalta information och samordnar internkontroll av olika delar i denna. I rollen ingår operativt samordningsansvar för förvaltningens arkivorganisation där du tar fram styr- och stöddokument, planerar och genomför nätverk och utbildningar om hantering av allmänna handlingar.

Mer operativt ordnar och förtecknar du arkiv, ger stöd i och med gallring, och tar emot och kontrollerar leveranser till förvaltningens centrala arkiv. Du kommer även samverka i ett nätverk med motsvarande roller på andra stadsdelsförvaltningar liksom med de två stadsdelsarkivarier som koordinerar stadsdelsgemensamma frågor. Av dessa två får du, vid behov, stöd i arkivfrågorna då de samordnar strategiska frågor med informationshantering och arkiv för samtliga stadsdelsförvaltningar.

I ditt närmsta team ingår registrator, nämndsekreterare och dataskyddsombud. Du kommer att tillsammans med registrator utöver arkivfrågorna att arbeta med löpande registratur även om din tyngdpunkt är arkivfrågorna. Du är också en del back up-kedjan för nämndsekreterare, vid behov.

Din kompetens och erfarenhet

Du som söker har
• Akademisk utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap (60 hp)
• Erfarenhet av arkiv- och registraturarbete i offentlig sektor
• Erfarenhet av att ta fram och revidera styrdokument och rutiner
• Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
• Hög digital kompetens och arbete i Officepaketet och andra digitala system

Meriterande för tjänsten är om du har
• Erfarenhet från Stockholms stad, gärna från en stadsdelsförvaltning
• Erfarenhet av att hålla i utbildningar inom informationshantering och arkiv
• Erfarenhet av dokumenthanteringssystemet Platina och/eller förteckningssystemet Visual arkiv

Dina personliga förmågor och färdigheter
Vi söker dig som kan arbeta självständigt och strukturerat, och som gillar att driva utvecklingsarbete. Du ska vara initiativrik och kunna växla mellan olika uppgifter och att du tycker om att underlätta för andra. Eftersom arbetet innebär många kontakter, både internt och externt, sätter vi stort värde på din förmåga att kommunicera, vara lyhörd och din vilja att samarbeta och skapa goda relationer. Du behöver även trivas med att tala inför grupper och kunna förmedla information på ett tydligt och pedagogiskt sätt. Vi lägger stor vikt
vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.

Din ansökan
För att fokusera på dina kompetenser och erfarenheter kommer vi att rekrytera utan personligt brev. Vid bedömningen av din ansökan utgår vi enbart från din CV och de frågor du får besvara när du ansöker. Vi ser fram emot konkreta och kortfattade svar som tydligt kopplas till din CV.
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning och ålder.