Mottagandekoordinator till trafikkontoret

Välkommen till oss

Informationshanteringsenheten är en del av avdelningen verksamhetsstöd, som ansvarar för trafikkontorets stödprocesser. Vi är 17 medarbetare samt chef, alla med olika ansvarsområden men med ett och samma mål: att styra och stödja trafikkontorets informationsrelaterade utveckling och arbete inom områdena arkiv och registratur, informationssäkerhet och dataskydd. Informationshanteringsenheten arbetar även på uppdrag av exploateringskontoret.

Nu söker vi en mottagandekoordinator som vill bidra i utvecklingen av de båda kontorens gemensamma SharePointbaserade projektarkiv Armaria med fokus på teknisk dokumentation.

Vi erbjuder

Vårt kontor ligger i Tekniska nämndhuset på Fleminggatan 4, nära Cityterminalen. Vi har flexibel arbetstid samt möjlighet att växla semesterdagstillägg mot extra ledighet. Möjlighet finns att arbeta hemifrån två dagar i veckan om arbetet tillåter. Vi erbjuder friskvårdsersättning och friskvårdstimme. Läs mer: Förmåner och Stockholms stad som arbetsgivare

Din roll

Din roll är att tillsammans med ytterligare en mottagandekoordinator medverka i ett omfattande förändringsarbete som under de kommande åren ska pågå gällande Armaria. Arbetet handlar om att effektivisera och strukturera informationsflödet i Armaria. Ett viktigt fokusområde är att uppnå hög kvalitet på informationsutbytet mellan beställare och leverantörer, vilket bland annat omfattar kontrakts- och kravuppföljning. Armaria ska utvecklas och anpassas till ett modernare, mer automatiserat och användarvänligt system, där informationsstrukturer och metadata standardiseras och integreras mot andra applikationer och plattformar.

Du bidrar också i framtagandet av rutiner och verktyg för mottagningskontroll, versionshantering och automatiserad metadatasättning av tekniska dokument och modeller. Arbetet sker i projektform och du arbetar nära kollegor, leverantörer och externa samarbetspartners för att utveckla en affärsmässig, proaktiv och verksamhetsnära funktion.

Mottagandefunktionen utgör en länk mellan exploateringskontorets och trafikkontorets pågående projekt, förvaltande enheter och de båda kontorens gemensamma analoga tekniska arkiv. I din roll tar du emot, kvalitetssäkrar och arkiverar leveranser av teknisk dokumentation samt projektdokumentation. Vid slutarkiveringen i Armaria ställs det höga krav på korrekt hantering vad det exempelvis gäller informationsattribut, format, sekretessklassning och att säkerställa att informationen är tillgänglig även på lång sikt. Du tillgängliggör handlingar för leverantörer och levererar handlingar från redan avslutade projekt, vilket även gäller digitiserad information från det analoga arkivet. Detta görs via Armaria och i nära samarbete med bygg- och anläggningsprojekten.

Den tekniska dokumentationen utgörs i hög utsträckning av olika sorters 3D-modeller, ritningsdefinitioner, inmätningar och ritningar. I arbetet ingår även behörighetshantering, uppföljning av pågående projekt samt förvaltning av Armaria. Du håller i utbildningar om informationshantering i projekt och om hur man använder Armaria.

Din kompetens och erfarenhet:

Vi söker dig som har

• utbildning på civil- eller högskoleingenjörsnivå med en relevant inriktning, troligtvis inom samhällsbyggnadsrelaterat område eller har motsvarande kompetens/erfarenhet som vi bedömer likvärdig
• goda kunskaper om vanliga applikationer för CAD/BIM t.ex. AutoCAD, Revit, Microstation, Naviswork, Trimble (Novapoint och Tekla) och databaser för dokumenthantering
• god erfarenhet av administration och konfiguration avseende SharePoint
• erfarenhet av branschgemensam informationsklassificering och strukturering
• aktuell erfarenhet som mottagandekoordinator, datasamordnare/informationssamordnare, projektledare, projektingenjör eller liknande i bygg och anläggningsprojekt
• erfarenhet av informationshantering, digital dokumenthantering och digitala modeller i bygg- och anläggningsprojekt
• mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av förändringsarbete och systemutveckling avseende dokumenthanteringssystem
• erfarenhet av arbete inom offentlig sektor
• erfarenhet och kunskap i konsult- och entreprenadjuridik
• arbetat med förvaltning av anläggningar och/eller konstruktioner.
• erfarenhet av GIS
• goda kunskaper i engelska

Vi lägger stor vikt vid följande personliga kompetenser:

I din yrkesroll är du initiativtagande, självgående och flexibel. Du behöver vara noggrann, arbeta systematiskt och ha en förståelse för såväl detaljer som helhet. Vidare fokuserar du på informationens långsiktiga betydelse och anpassar ditt arbetssätt till detta. Du trivs i samarbete med andra och kommunicerar på ett tydligt sätt. Som vår nya kollega ser vi gärna att du är nyfiken och kan utmana och tänka nytt.

Varmt välkommen med din ansökan!

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.

Övrigt

I samband med rekryteringen kommer vi att använda oss av arbetspsykologiska tester.

En anställning hos oss kan innebära placering i säkerhetsklass. En säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) kan därför komma att genomföras före beslut om anställning. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.