Nämndsekreterare till Norra innerstaden

Vi söker nu en nämndsekreterare. Har du ett intresse för samhällsfrågor och trivs i en roll där struktur, rättssäkerhet och service står i centrum? Då kan det här vara tjänsten för dig!

Välkommen till oss

Kvalitetsavdelningen ansvarar för arkiv, registratur och nämndprocessen. Vi samordnar förvaltningens arbete med planering och uppföljning i ILS och stimulerar innovation och utveckling i verksamheter. Avdelningen ansvarar också för it-frågor, inköp och upphandling samt säkerhets- och trygghetsarbetet, arbetet med medborgarinflytande och civilsamhällesfrågor.

Som nämndsekreterare ingår du i kanslienheten, som är en av avdelningens fem enheter. Vi är en liten enhet på sju personer inklusive enhetschef som arbetar med arkiv, registratur och nämndadministration. Här får du stötta både verksamheten och allmänheten med din kompetens, struktur och servicekänsla.

Vi erbjuder

Som medarbetare hos oss får du möjlighet att arbeta i en kompetent enhet med spännande och varierande uppdrag som utvecklar dig. Vi värnar om en arbetsplats där samverkan och ett gott arbetsklimat står i fokus för att skapa en trygg och inspirerande arbetsmiljö.

Vi erbjuder dig även

• ett viktigt uppdrag för en engagerad stadsdel i hjärtat av Stockholms stad
• centralt belägen arbetsplats på Sankt Eriksgatan 117, nära till Odenplan station
• friskvårdsbidrag
• flextid samt vinter- och sommararbetstid.

Läs mer om våra förmåner och Stockholms stad som arbetsgivare här. 

Din roll

Som nämndsekreterare har du huvudansvar för administrationen och samordningen kring stadsdelsnämnden. Du har kontinuerlig kontakt med nämndledamöter och är ett stöd till handläggare, medarbetare och chefer i deras arbete att ta fram beslutsunderlag i en variation av frågor. Du finns också tillgänglig för allmänheten och lotsar dem rätt. Kvällsarbete ingår cirka en kväll i månaden i samband med nämndsammanträde. Du rapporterar till enhetschefen.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innebär att

• ansvara för stadsdelsnämndens ärendeprocess
• sköta och administrera allt kring nämndsammanträden
• stödja handläggare och chefer med beslutsunderlag och besvara frågor om ärendeprocessen och system
• vara sakkunnig och erbjuda stöd och utbildning till chefer och medarbetare i frågor som rör informationshantering och lagstiftning som styr nämndens verksamheter
• vara objektspecialist i ärende- och dokumenthanteringssystemet eDok (Platina)
• vid behov stötta förvaltningssekreterare vid sammanträden med sociala delegationen (stadsdelsnämndens utskott), råd eller förvaltningsgrupp
• arbeta nära registrator för att tillhandahålla ett enhetligt administrativt stöd till nämnden och förvaltningen
• utreda och skriva beslutsunderlag för vissa nämndövergripande frågor, exempelvis vid revidering av stadsdelsnämndens delegationsordning. 

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• högskoleexamen inom exempelvis juridik, statsvetenskap eller offentlig förvaltning eller har annan utbildning/erfarenhet som vi bedömer likvärdig
• erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare eller i liknande roll inom offentlig verksamhet som vi bedömer likvärdig och relevant
• mycket goda kunskaper om de lagar och regler som styr det kommunala beslutsfattandet, som kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighet- och sekretesslagen samt GDPR
• mycket goda kunskaper i Officepaketets olika program och i digitala dokument- och ärendehanteringssystem
• mycket goda kunskaper i svenska språket, både muntligt och skriftligt.

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av att arbeta med motsvarande verksamhetsområden likt en stadsdelsnämnd, exempelvis socialtjänst
• erfarenhet av dokumenthanteringssystemet eDok (Platina)
• erfarenhet av arbete i registratur.

Vi lägger stor vikt vid nedan personliga kompetenser

Vi söker dig som är flexibel och strukturerad, med förmåga att hantera flera parallella arbetsuppgifter och snabbt anpassa dig till förändrade förutsättningar. I rollen som nämndsekreterare arbetar du självständigt och tar ett tydligt ansvar för dina uppgifter, samtidigt som du är initiativtagande och bidrar till att utveckla och effektivisera arbetssätt och rutiner. Du har en pedagogisk insikt som gör att du på ett tydligt och tillgängligt sätt kan förmedla information och vägleda förtroendevalda, medarbetare och chefer i nämndens processer och regelverk. Rollen kräver god samarbetsförmåga, då du har många kontaktytor och arbetar nära både medarbetare och politiska företrädare.

Övrigt

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. Vi önskar att du svarar kortfattat på frågorna samt att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt svenska CV. Efter sista ansökningsdag går vi igenom ansökningarna.

 Varmt välkommen med din ansökan!