Nämndsekreterare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Är du en person som tycker om ett varierande arbete, är noggrann, självgående och vill arbeta för ett Stockholm för alla? Då kan du vara rätt person för oss på Farsta stadsdelsförvaltning. Nu söker vi på stabsenheten en nämndsekreterare. 

Din arbetsplats
Som nämndsekreterare hos oss kommer du ingå i stabsenheten. På enheten är vi totalt 10 medarbetare och arbetet leds av en enhetschef. I arbetsgruppen ingår utöver du som nämndsekreterare en arkivarie, registrator, kommunikationsansvarig, IT-samordnare, IT-strateg, ILS-samordnare, säkerhetssamordnare och vaktmästeri. Förvaltningen sitter i ljusa och trevliga lokaler mitt i Farsta centrum.

Arbetsuppgifter
Som nämndsekreterare kommer du att arbeta mycket nära förvaltningschefen kring framförallt stadsdelsnämndens politiska beslutsprocess. Ett annat viktigt uppdrag är att ha hand om den sociala delegationen. Utöver förvaltningschefen har man som nämndsekreterare även mycket kontakt med politiken samt chefer och handläggare. I uppdraget ligger även att stödja och utbilda förtroendevalda, handläggare och chefer i hur nämndprocessen fungerar.

Till sammanträdena publicerar du dagordning och handlingar, skriver protokoll och sköter efterarbetet efter mötena. Det ingår också att bevaka att ärenden kommer till beslut, att tidsplaner hålls samt att kvalitetssäkra beslutsunderlag. Du säkerställer också att årshjulet följs och är delaktig i att utveckla sammanträdesprocesserna. Viss handläggning av egna ärenden förekommer. Nämndsekreteraren är en nyckelperson i arbetet med vårt ärende- och dokumenthanteringssystem och ska kunna vara en ledare inom dessa processer. 

Som nämndsekreterare för sociala delegationen ansvarar du för att samordna delegationens ärenden och administration. Detta innebär att du kvalitetssäkrar handlingar samt skapar kallelser inför sammanträden. 

Du kommer att ingå i Stockholms stads nätverk för nämndsekreterare, där ni tillsammans driver gemensamma förbättringsarbeten och där möjlighet ges till kollegialt stöd.

Nämndens möten sker på kvällstid en gång per månad med uppehåll i juli. Sociala delegationens möten sker var tredje vecka på dagtid.

Du kommer också att få arbeta med GDPR-frågor inom förvaltningen. I den rollen ingår bland annat att föra dialoger med dataskyddsombudet och vara ett stöd för verksamheterna. 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har examen från högskoleutbildning inom offentlig förvaltning, juridik eller annan utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

Du ska ha minst 1 år erfarenhet av arbete som nämndsekreterare eller inom liknande administrativ funktion. Du behöver ha mycket goda kunskaper i svenska språket och lätt för att formulera dig i skrift då det är en grundförutsättning för tjänsten.

Du har mycket god vana av att arbeta med dator och system som arbetsverktyg. Vi ser gärna att du har erfarenhet av att arbeta med ärende- och dokumentsystem. Det är meriterande om du är väl förtrogen med kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets och sekretesslagen och annan offentligrättslig lagstiftning. Det är också meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med GDPR-frågor. 

Vi ser gärna att du har erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd verksamhet, gärna kommunal sådan. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Personliga egenskaper
Som person är du duktig på att planera och organisera ditt arbete och du är van att jobba strukturerat mot tydliga deadlines. Du har lätt för att se sammanhang och du är trygg i att prioritera rätt frågor.

Du hittar snabbt lösningar på uppkomna problem och har en hög integritet där du är drivande, självgående, noggrann och ansvarstagande. 

Du har även lätt för att skapa relationer med personer på alla nivåer i en organisation och du har en förmåga att bygga nätverk. Du är en god kommunikatör som obehindrat uttrycker sig i tal och i skrift.