Nämndsekreterare till Stockholms stads nya förskoleförvaltning - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Nu söker vi dig som vill bidra i arbetet att bygga den nya förskoleförvaltningen som inrättas den 1 juli 2023. Förskoleförvaltningen är en fackförvaltning som ska samordna och i vissa delar leda den stadsövergripande utvecklingen av förskola. Förvaltningen ansvarar också för myndighetsutövning och dialog med fristående förskolor och pedagogisk omsorg. Stadsdelsnämnderna ansvarar för utförande av den kommunala förskolan.

Den administrativa avdelningens ansvarsområden är ekonomi, HR, lokaler, kansli, dataskydd, IT och kommunikation. Avdelningen kommer att vara under uppbyggnad under 2023. Vi söker nu en Nämndsekreterare som vill vara med och bidra i vår nya förvaltning. Avdelningen kommer bestå av cirka 15 medarbetare.

Vill du bli navet i vår nämndprocess?

Vi söker nu en kunnig och driven nämndsekreterare till vår administrativa avdelning. Som nämndsekreterare blir du navet i nämndprocessen och stödet till våra politiska företrädare, förvaltningsledning och handläggarfunktioner i relaterade frågor.

Uppdraget som nämndsekreterare

Du har en central funktion i förvaltningens nämndprocess. Du ansvarar för att samordna nämndens ärenden och administration vilket innebär att planera möten, skriva protokoll samt att hålla i processen att färdigställa tjänsteärenden till nämnden. Uppdraget innebär allt från juridiska frågor till formalia före, vid och efter sammanträdena. Arbetets upplägg sker enligt tidsplaner och styrs av nämndprocessen vilket innebär att du ofta arbetar mot någon form av deadline. Du fungerar som rådgivare i frågor kring ärendehantering och i arbetet ingår att skriva vissa beslutsunderlag till nämnden. I din roll som nämndsekreterare utbildar du och stödjer handläggare och chefer i att skriva och granska tjänsteutlåtanden i stadens ärende- och dokumenthanteringssystem eDok (systemstöd Platina) och du introducerar och stödjer förtroendevalda i praktiska frågor kring nämnduppdraget. Du kan också komma att handlägga ärenden till nämnden och vid behov även föredra ärenden vid presidie- och nämndmöten.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• relevant högskoleutbildning med inriktning mot offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller liknande
• erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare, så att du har god kunskap om formaliakrav
• aktuell och relevant arbetslivserfarenhet inom statlig eller kommunal förvaltning
• erfarenhet av utredande arbetsuppgifter och framtagande av underlag till beslut i nämnd
• goda kunskaper om de lagar och regler som styr det kommunala beslutsfattandet, som kommunallagen, förvaltningslagens serviceskyldighet, regelverket om offentlighet och sekretess samt GDPR
• hög digital mognad där du aktivt har arbetat i Officepaketets olika program och digitala ärendehanteringssystem
• förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska då du kommer medverka i utformningen av tjänsteutlåtanden med mera.

Det är meriterande om du har erfarenhet av:

• arbete inom Stockholm stad och kunskap om dess styrning och organisation
• dokumenthanteringssystemet Platina, ekonomisystemet Agresso och/eller eVald (attestering av arvoden)
• arbete i registratur.

Vid intervjun kommer vi att lägga stor vikt vid personlig lämplighet och följande kompetenser:

Du är professionell i din yrkesutövning, serviceinriktad, tillmötesgående och du anstränger dig för att hitta lösningar och gör ditt yttersta för att vara ett gott stöd till förtroendevalda och kollegor. Du är ansvarskännande och arbetar systematiskt för att uppsatta tidsramar ska hållas. Du har god förmåga att se helhet och sammanhang samtidigt som du är noggrann med detaljer. Du kan arbeta självständigt och är även en god samarbetspartner, du kan prioritera och klarar av att hantera olika situationer som uppstår på ett lugnt och lösningsfokuserat sätt. Du är van vid att jobba med och förstår komplicerade språkliga underlag och du kan även producera egna dokument av hög kvalitet.

Låter detta intressant är du varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt