Administrativ assistent - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Bromma stadsdelsförvaltning ligger för närvarande vid Alvik strand med närhet till kommunikationsmedel som tunnelbana, tvärbana och buss.

I september 2021 kommer stadsdelsförvaltningen att flytta till det helt nybyggda huset Hangar 5 i Bromma Blocks med tvärbanans station i nära anslutning. Alla arbetsplatser är placerade på ett våningsplan vilket ger fördelar i form av överblick och en sammanhållen verksamhet. Bromma stadsdelsförvaltnings aktivitetsbaserade arbetsplatser ska uppmuntra och underlätta att arbeta kreativt, tvärfunktionellt och visuellt. Arbetsplatserna kommer vara anpassade till uppdragens olika behov och bidra till stimulans att samarbeta och samverka.

Enheten har totalt 30 medarbetare och har en god arbetsmiljö med fin stämning och trivsel. Hos oss får du ett jobb som ger mycket tillbaka. Vi satsar på dig som arbetar hos oss genom att uppmuntra till kompetensutveckling.

Arbetsbeskrivning

Äldreomsorgen är organiserad i en beställar-utförarorganisation. Enheten för biståndshandläggning utgör äldreomsorgens beställarenhet och har i uppdrag att utifrån gällande lagstiftning svara för myndighetsutövning och beställning inom verksamhetsområdet. Uppföljning av beviljade insatser, verkställighet och kostnader ingår som ett led i handläggningen. Vi arbetar kontinuerligt för att uppnå en rättsäker och likställd biståndsbedömning.

Inom enheten har vi specialiserade uppdrag inom ett specifikt handläggnings- eller utvecklingsområde. En del av enhetens uppdrag är en budget i balans.

Som administrativ assistent kommer du i huvudsak att arbeta i vårt ekonomisystem Agresso med att granska och handlägga leverantörsfakturor, ta fram fakturaunderlag i verksamhetssystemet Paraplyet och ha kontakt med leverantörer gällande felaktiga fakturor, krediteringar m.m. Du kommer också att vara behjälplig för biståndshandläggarna i frågor rörande fakturor. Du kommer att arbeta dagligen med statistiska uppgifter i Excel. Du har en tät kontakt med ekonomiavdelning och svarar på frågor kring leverantörsfakturor. Du ser till att alla användare av ekonomisystemet på biståndsenheten har rätta behörigheter. Utöver detta har du hand om inköp samt andra administrativa uppgifter som till exempel inventering av datorer och telefoner, administration av tjänstekort.

I rollen som administrativ assistent arbetar du främst tillsammans med vår avgiftshandläggare och tillsammans planerar ni de arbetsuppgfter som berör era bägge roller.

Kvalifikationer

Vi kommer att särskild vikt vid följande personliga egenskaper:

Som person har du hög personlig mognad där du är trygg, stabil och trivs i en självgående roll där du har lätt för att ta initiativ. Du är strukturerad, med god förmåga att organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Vidare är du flexibel och beslutsam, du anpassar dig till ändrade omständigheter och driver processer på ett målinriktat sätt. Då arbetet innebär kontakter med medborgare, samarbetspartners och biståndshandläggare bör du ha en mycket god samarbetsförmåga och ett professionellt förhållningssätt. Enheten för biståndshandläggning arbetar fortlöpande med att utveckla verksamheten och den person vi söker ska vara delaktig och bidra till utveckling och känna engagemang i förändringsarbetet.

Välkommen med din ansökan!

Övrigt

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Webbplats: www.stockholm.se/bromma/nyheter