Nämndsekreterare/Registrator

Nämndsekreterare/Registrator till Stockholms stads kyrkogårdsförvaltning.

Välkommen till oss!

Tjänsten, som är en kombination av nämndsekreterare och registrator är placerad vid den administrativa avdelningen. Administrativa avdelningen har hand om ekonomi, it och arkivfrågor. Vi är idag fem medarbetare inklusive avdelningschef.

Verksamheten ska i alla sammanhang uppfattas som en modern och effektiv organisation samt upplevas som en attraktiv och affärsmässig samarbetspartner för såväl uppdragsgivare som leverantörer.

Om tjänsten

Nämndsekreterare

Som nämndsekreterare är du en viktig administrativ länk mellan förvaltningen och Kyrkogårdsnämnden. Du arbetar nära den politiska organisationen och förvaltningschefen vid kyrkogårdsförvaltningen och har en nyckelroll i planeringen inför nämndens sammanträden.

Du ansvarar för att driva beredningsprocessen och samordna nämndens ärenden/ärendeplanering och administration vilket innebär att planera möten, skriva kallelser och protokoll.  Du hanterar även andra nämndadministrativa arbetsuppgifter.

Du har en viktig roll som förvaltningens expert på den politiska processen och reglemente samt deltar i förvaltningens övergripande utvecklingsarbete gällande nämndadministration och dokumenthantering.

Registrator

Som registrator arbetar du med registrering, skanning, diarieföring, postöppning och arkivering. Du deltar i utvecklingsarbetet av elektronisk dokumenthantering, registrering och arkivering och driver arbetet med kvalitetssäkring gällande ärendehantering och arkiv framåt.

Du utbildar och stöttar handläggare och övrig personal inom kompetensområdet och ger service och stöd till allmänheten. Du är en av förvaltningens sakkunniga när det gäller offentlighetsprincipen, arkivering, personuppgiftshantering och utlämnande av allmänna handlingar. Du kommer som registrator och arkivombud att administrera och hantera stora delar av förvaltningens ärendehantering.

Du arbetar nära den administrativa chefen och har en stödjande administrativ funktion åt ledningen. Tjänsten innefattar även andra administrativa arbetsuppgifter.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

•  Högskole- eller universitetsutbildning, gärna med samhällsvetenskaplig, juridisk eller annan   inriktning lämplig för rollen.
•  Några års erfarenhet av att arbeta som nämnsekreterare och eller registrator.
•  Erfarenhet av ärende och- dokumenteringshanteringssystem.
•  Mycket god datorvana.
•  Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.

Det är meriterande om du har

•  Kännedom om hur en offentlig och politiskt styrd organisation fungerar.
•  Arbetat med digital utveckling inom arbetsområdet.
•  Arbetat med arkivfrågor.

För att trivas i rollen tycker du om att ta stort ansvar och att arbeta självständigt.

Du är noggrann, strukturerad och drivande. Du är serviceinriktad, har god samarbetsförmåga och kan skapa goda relationer till dem du möter i ditt arbete.

Övrigt

Vi värnar om en god arbetsmiljö och att våra medarbetare ska känna delaktighet.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Vi tillämpar flextid samt olika friskvårdsinitiativ. Utöver den lagstadgade allmänna pensionen så har du som medarbetare i staden även tjänstepension.

Välkommen med din ansökan!

Kontakt

Göran Höglund, Administrativ chef   Tel. 08-50830124

Facklig företrädare: Ernesto Garzón, Vision Tel. 08-5083172

                                  Dick Morén, SACO Tel. 08-50840622