Administratör med registratorerfarenhet

Är du en administratör med sinne för hög service och ordning och reda? Vill du ha en varierad roll med mycket kontakt med människor? Som administratör hos oss blir du en nyckelperson i det dagliga arbetet med registratur, internservice och stöd till kollegor i hela organisationen.

Välkommen till oss

Stab och kansli består av 15 medarbetare som samordnar och vägleder förvaltningens verksamheter inom våra expertområden. Inom enheten finns det förutom intern service och administration funktioner som informationshantering, arkiv och registratur, nämndsekretariat, verksamhetsstyrning och utredning samt samordning av kvalitetsarbete, demokratifrågor och dataskyddsarbete. Nu utökar vi enheten med en administratör.

Vår arbetsplats ligger i trevliga och moderna lokaler i Hammarby sjöstad.

En hälsning från din blivande chef
Jag heter Emma och jag ser fram emot att arbeta med dig. Som ledare försöker jag vara ett bra bollplank och ge snabb återkoppling. Jag vill att mina medarbetare känner att de har mandat att driva sina frågor självständigt och känner sig delaktiga och har möjlighet att påverka. Det är viktigt att vi fokuserar på de vi är till för samtidigt som vi trivs och stöttar varandra på jobbet. Jag uppmuntrar en kultur där vi vågar testa och prova oss fram. Jag är mån om att det arbete vi gör tillsammans håller en hög kvalitet och att det bidrar till effektivitet och rättssäkerhet.

Vi erbjuder
Hos oss blir du en del av ett prestigelöst och erfaret gäng. Vi har ett gott arbetsklimat och ser fram emot att gå till jobbet varje dag. Arbetet känns meningsfullt och vi kan verkligen rekommendera vår arbetsplats. 

Vi erbjuder dig:
• friskvårdsbidrag på 3000 kr/år och förmånliga priser på Stockholms stads simhallar och gymkedjor
• flextid, sommar- och vinterarbetstid
• möjlighet till extra semesterdagar genom semesterväxling.

Din roll

Som administratör är du en del av det administrativa navet på förvaltningskontoret och har daglig kontakt med både medarbetare och chefer. Rollen är varierad och viktig. Du stöttar flera av förvaltningens funktioner med fokus på registratur, posthantering och intern service, områden som är centrala för att verksamheten ska fungera smidigt. 
Tillsammans med teamet bidrar du till snabb och professionell service och samarbetar nära vår vaktmästare – en funktion du även kan täcka upp för vid behov. Tjänsten passar dig som uppskattar omväxling, har sinne för struktur och trivs i en serviceinriktad och social miljö.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat:

• hantera förvaltningens funktionsbrevlåda, diarieföra och fördela ärenden
• sköta posthantering samt samordna rutiner
• ansvara tillsammans med vaktmästaren för serviceärenden och beställningar
• vara backup för bud och leveranser
• hantera vissa avtal, inköp och fakturor
• med bil transportera exempelvis akter mellan verksamheter.

Tjänsten innebär arbete på plats under ordinarie arbetstid. 

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• slutförd gymnasieutbildning (t.ex inriktning administration/ekonomi) eller motsvarande utbildning som vi bedömer likvärdig
• aktuell erfarenhet att hantera allmänna handlingar och arbete inom registratur
• aktuell erfarenhet av administration och praktisk kontorsservice, med eget ansvar för planering och genomförande
• hög digital mognad och erfarenhet att arbeta i olika system och i Officepaketets program
• B-körkort, det kan förekomma vissa uppdrag mellan förvaltningens verksamheter som innebär bilkörning
• god förmåga att uttrycka dig välformulerat och tydligt i tal och skrift på svenska.

meriterande om du har:

• registratorutbildning eller samhällsvetenskaplig högskoleutbildning som vi bedömer relevant
• arbetat med registratoruppgifter som vi bedömer relevant, i kommunal förvaltning
• erfarenhet av ärendehanteringssystemet Platina ( edok)
• erfarenhet av arbete med i inköps- och fakturahantering.
  

Din personlighet och ditt arbetssätt

Nu söker vi dig med en servicekänsla utöver det vanliga! Du ser hela tiden till verksamhetens bästa i ditt agerande och är bra på att samordna. Du är flexibel, lösningsfokuserad och får energi av att växla mellan olika uppgifter samtidigt. Då du har många kontaktytor är du samarbetsinriktad och har en god kommunikativ förmåga. För att lyckas och trivas i rollen är du strukturerad, noggrann och självgående där du med lätthet driver ditt eget arbete framåt.

Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.

Övrigt

För att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll behöver du inte bifoga ett personligt brev. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

I denna rekrytering ingår det tester som en del i bedömningen i samband med urval.