Samordnare nämnd och kansli

Vill du jobba mitt i samhällsuppdraget – nära både politik och verksamhet?

Södermalms stadsdelsförvaltning söker en samordnare av nämnd och kansli som vill bidra till struktur, kvalitet och rättssäkerhet i nämndens och kansliets arbete. Här får du ansvar i ett för förvaltningen centralt och viktigt team där service, noggrannhet och arbetsglädje och står i fokus. Vi värnar om att alltid ge de som vänder sig till oss en bra upplevelse.

Välkommen till oss

Teamet du samordnar består av arkiv, registratur och nämndsekretariat.

Vår arbetsplats ligger i trevliga och moderna lokaler på Virkesvägen i Hammarby sjöstad.

Vi erbjuder

• friskvårdsbidrag
• bra förmånliga priser på Stockholms stads simhallar inklusive olika gymkedjor
• flextid
• vinter- och sommararbetstid
• möjlighet att delvis arbeta hemifrån om arbetet tillåter
• möjlighet till semesterväxling vilket innebär fem eller sex extra semesterdagar.

Din roll

Som samordnare av nämnd och kansli fungerar du som en länk mellan medarbetare och chef.  Du tar ansvar för helheten, skapar struktur och kontinuitet. Du fördelar arbetsuppgifter, följer upp och stöttar kollegor i prioriteringar och utveckling av arbetssätt. Teamet består av medarbetare med tydliga och viktiga roller och präglas av en stark samarbetskultur. Vi stöttar varandra vid behov, exempelvis vid frånvaro, och ser det som en självklarhet att dela kunskap och erfarenheter. Som samordnare har du en viktig roll i att både värna och vidareutveckla denna kultur, bland annat genom att säkerställa att arbetssätt och kompetens möjliggör att vi kan vara backup för varandra.

I uppdraget ingår även att ansvara för administrationen kopplad till stadsdelsnämnden och sociala delegationen.

Du rapporterar till avdelningschef.

I dina huvudsakliga arbetsuppgifter ingår även att:

• samordna och stötta teamet och tillsammans driva verksamheten mot uppsatta mål och omsätta styrdokument i praktiken
• samordna och utveckla nämndprocessen inklusive att administrera nämndsammanträden och utgöra en viktig kontrollfunktion i processen. Du stämmer av med handläggare och beslutande chefer så att plan för när ärenden ska upp till nämnd fungerar smidigt
• samordna information mellan nämnden och förvaltningen
• stötta handläggare och chefer med beslutsunderlag och besvara frågor om ärendeprocessen och system
• ansvara för revidering av delegationsordning samt ansvara för kompetensutveckling
• utreda och skriva beslutsunderlag, bland annat i nämndövergripande frågor
• vara kontaktperson för allmänhet och media, besvarar frågor och vägleder vidare vid behov
• ingå i nätverk för nämndsekreterare.

Kvällsarbete ingår cirka två kvällar i månaden i samband med informationsnämnd (digitalt) och nämndsammanträde (fysiskt).

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som

•    har flerårig erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare inom kommunal verksamhet
•    har god kunskap om de lagar och regler som styr det kommunala beslutsfattandet
•    har förståelse för formellt språk, arbetsprocesser, ärendeberedning och beslutsflöden
•    har erfarenhet av att samordna nämnd- och kanslifunktioner 
•    är utbildad inom exempelvis offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller har annan utbildning som vi bedömer likvärdig
•    med lätthet arbetar i Officepaketets olika program och digitala ärendehanteringssystem
•    har goda kunskaper i svenska språket, både muntligt och skriftligt.

Det är meriterande om du har

•    erfarenhet av arbete i Stockholms stad
•    erfarenhet av dokumenthanteringssystemet Platina, ekonomisystemet Agresso och/eller eVald (attestering av arvoden)
•    erfarenhet av arbete i registratur
•    kunskap om arkiv och informationshantering.

Personliga förmågor och färdigheter
För att trivas och lyckas i rollen är du serviceinriktad, noggrann och handlingskraftig, med fokus på att skapa effektiva och välfungerande processer. Du har ett tryggt, professionellt och sakligt förhållningssätt som inger förtroende hos såväl ledamöter som chefer och medarbetare.

Du arbetar strukturerat och planerar långsiktigt, samtidigt som du är flexibel och snabbt kan anpassa dig när förutsättningar förändras. Med din goda kommunikativa förmåga bygger du starka relationer, säkerställer att budskap når fram och att fattade beslut följs upp.

Du är van att planera och prioritera ditt arbete, hålla deadlines och behålla struktur även när omständigheter ändras. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet samt ditt engagemang och din motivation för uppdraget.

Övrigt

I denna rekrytering använder vi inte personligt brev, vilket innebär att du inte ska bifoga ett sådant. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån din CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och din CV.

I denna rekrytering kan det komma att ingå arbetspsykologiska tester.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.