Koordinator till trafikkontoret

Välkommen till oss

Stabsenheten är en del av stadsmiljöavdelningen som totalt består av åtta enheter. Avdelningen tar hand om och utvecklar stadens gator och torg. Det innebär att vi ansvarar för allt från stora torgupprustningar till skadedjurshantering, bastufrågor och kontorets samverkan med lokalpolis.

Vi på staben samordnar hanteringen av avdelningens ärenden till trafiknämnden och vissa avdelningsövergripande frågor samt ansvarar för avdelningsövergripande administration. Staben består av en stabschef och två medarbetare. 

Nu söker vi dig som trivs i en administrativ och utåtriktad roll i en organisation där det händer mycket och där frågorna vi arbetar med engagerar många. Våra frågor, projekt och budgetuppdrag får stor påverkan på stockholmarnas liv och har fått allt mer fokus under de senaste åren, vilket vi tycker är kul!

Vi erbjuder

Vi har flexibla arbetstider samt möjlighet till semesterväxling. Beroende på arbetsuppgifter och
verksamhetsbehovet finns möjlighet att varva kontorsarbete med att arbeta hemifrån två dagar i veckan. Arbetsmiljö och hälsa är viktigt för oss. Vi erbjuder friskvårdsbidrag, friskvårdstimme och möjlighet att delta i friskvårdsaktiviteter. Läs mer om våra förmåner här

Din roll

I rollen som koordinator ger du ett kvalificerat administrativt stöd till avdelningschef och enhetschefer. Arbetsuppgifterna omfattar bland annat:

• bokning och samordning av möten
• dokumentation i form av mötesanteckningar och PM
• koordinering av avdelningsmöten, planeringsdagar, konferenser, studiebesök och resor
• framtagande av PowerPoint-presentationer
• beställning av fika, datorer och telefoner till avdelningens medarbetare
• ansvar för inköp och praktiska arrangemang i samband med födelsedagar, avtackningar och liknande tillfällen
• implementera processer och rutiner genom exempelvis informationsutskick, presentationer eller kortare utbildningstillfällen
• administrativt ansvar för avdelningens bilar.

Det ges även möjlighet att genomföra mindre utredningar eller samordningsprojekt inom ramen för avdelningens uppdrag.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• gymnasieexamen
• minst ett års aktuell erfarenhet av liknande administrativt arbete och arbetsuppgifter som vi bedömer relevanta för tjänsten, exempelvis roll som chefssekreterare eller projektadministratör
• B-körkort
• goda datakunskaper i Microsoft Office-paketet (Word, PowerPoint, Excel och Outlook)
• goda kunskaper i svenska i både tal och skrift.

Det är meriterande om du har

• relevant eftergymnasial utbildning, gärna med inriktning administration, samhällsvetenskap eller liknande som vi bedömer som relevant
• erfarenhet av att arbeta med administrativa arbetsuppgifter i en politiskt styrd organisation
• erfarenhet av att arbeta med administrativa ekonomisystem för exempelvis fakturahantering
• erfarenhet att implementera processer och rutiner genom exempelvis informationsutskick, presentationer eller kortare utbildningstillfällen
• erfarenhet av att stötta och driva verksamhetsutveckling utifrån en administrativ roll
• goda kunskaper i engelska i både tal och skrift.

Du är självgående i din roll, tar ansvar för dina arbetsuppgifter med god förmåga att planera, strukturera och prioritera i vardagen. Du har en stark servicekänsla och trivs i en stödjande roll där förutsättningarna ibland förändras. Du samarbetar gärna med andra och kommunicerar tydligt och professionellt i kontakten med olika delar av organisationen.

Varmt välkommen med din ansökan!

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökanden!

Övrigt

I denna rekrytering ingår det tester som en del i bedömningen i samband med urval. Det är en viktig del för att alla sökande ska få samma möjlighet att lyfta fram sin kompetens och potential. Testerna hjälper oss att göra en opartisk och fördomsfri bedömning av din ansökan.

Om du skulle vara en av de sökande som i nästa steg får göra tester så kommer du att få ett mejl med en testlänk efter sista ansökningsdag. Det är därför viktigt att du håller utkik i din mejlkorg samt att du kontrollerar ditt skräppostfilter så att mejl inte fastnar där.