Vi söker en nämndsekreterare till Skärholmens stadsdelsförvaltning

Välkommen till oss

Som nämndsekreterare blir du en del av avdelningen HR, administration och nämnd, där cirka 45 medarbetare arbetar under ledning av vår avdelningschef, Lisa. Avdelningen är uppdelad i två enheter: Administration och IT, där rollen som nämndsekreterare är organiserad samt HR. Vi sitter i ljusa och trevliga lokaler mitt i Skärholmens centrum, med närhet både till stadens puls, naturen och Mälaren.

Vi erbjuder

Hos oss får du arbeta med ett förvaltningsövergripande strategiskt uppdrag och vara med där det händer. Du får tidig information om förändringar och arbetar direkt under vår enhetschef, Maria Lindqvist Töyrä, samt nära politikerna.

För oss är det viktigt att trivas på arbetet och vi är måna om vår hjälpsamma och glada stämning.  

Stockholms stad är en av Sveriges största arbetsgivare, med cirka 45 000 medarbetare. Här prioriteras din livskvalitet, hälsa, trygghet och utvecklingsmöjligheter. Läs gärna mer om våra förmåner här.

En varm hälsning från din framtida chef:

Jag heter Maria och blir din närmaste chef. Jag erbjuder ett närvarande, öppet och tillitsbaserat ledarskap, där ansvar, engagemang och gemensam utveckling står i fokus. När medarbetare trivs och känner förtroende skapas de bästa resultaten.

Vår kultur präglas av samarbete, hjälpsamhet och en positiv stämning. Vi stöttar varandra och växer tillsammans. Varmt välkommen att söka, jag ser fram emot att lära känna dig!

Din roll

Som nämndsekreterare arbetar du nära politiken i en central och betydelsefull roll. Arbetet planeras med flexibilitet och anpassas efter både dina och verksamhetens behov.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Ansvara för stadsdelsnämndens politiska beslutsprocess och sociala delegation
• Samordna delegationens ärenden och administration, kvalitetssäkra handlingar och skapa kallelser inför sammanträden
• Publicera dagordningar och handlingar, skriva protokoll och sköta efterarbetet efter möten.
• Arbeta med GDPR-frågor och stödja verksamheterna i dialog med vårt dataskyddsombud
• Bevaka att ärenden kommer till beslut, tidsplaner följs och beslutsunderlag håller hög kvalitet
• Säkerställa att årshjulet följs och bidra till utveckling av sammanträdesprocesser
• Handlägga egna ärenden vid behov

Du blir även en nyckelperson i arbetet med vårt ärende- och dokumenthanteringssystem eDok, deltar i Stockholms stads nätverk för nämndsekreterare och stödjer politiker, chefer och handläggare i nämndprocessen.

Nämndens möten sker på kvällstid en gång per månad med uppehåll i juli. Sociala delegationens möten sker varannan vecka på eftermiddagar. Stundtals kan extra sammanträden i sociala delegationen förekomma dock sker dessa endast under dagtid.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• examen från högskoleutbildning inom offentlig förvaltning, juridik eller annan utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• mycket goda kunskaper i svenska och lätt för att formulera dig i skrift då det är en grundförutsättning för tjänsten
• mycket god vana av att arbeta med dator och system som arbetsverktyg. 

Det är meriterande om du:

• har erfarenhet av arbete som nämndsekreterare eller inom liknande administrativ funktion
• har erfarenhet av att arbeta med ärende- och dokumentsystemet eDok
• är väl förtrogen med kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen samt annan offentligrättslig lagstiftning
• har erfarenhet och kännedom om GDPR och informationssäkerhet
• har erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd verksamhet, gärna inom kommunal sektor.

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

För att trivas och lyckas i rollen som nämndsekreterare söker vi dig som är strukturerad och tar ett tydligt ansvar för att driva processer framåt med engagemang och noggrannhet. Du är flexibel och anpassar dig till förändrade förutsättningar, samtidigt som du behåller fokus och god ordning i ditt arbete. Du är serviceinriktad och har ett gott bemötande i samarbetet med andra. Du är även kommunikativ och uttrycker dig tydligt i både tal och skrift, vilket gör att du bygger goda relationer med politiker, chefer och kollegor. Vidare är du drivande och bidrar aktivt till utveckling och förbättring av nämndens arbete. Du har en god förmåga att se lösningar och möjligheter i olika processer samt en hög integritet och ett ansvarsfullt och tryggt förhållningssätt i hanteringen av känsliga frågor.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Här kan du läsa mer om

• Skärholmens Stadsdelsförvaltning
• hur det är att vara en del av Stockholms stad