Administrativ assistent - Socialförvaltningen

Välkommen till oss

Vi söker nu en administrativ assistent till enheten Jour- och familjehem Stockholms stad.

Kom och bli en del av vår verksamhet! Området står inför en spännande utveckling under 2026, då vi startar upp nya arbetssätt inom Central rekrytering och utredning av jour- och familjehem. För att möta denna satsning förstärker vi enheten med en administrativ assistent. 

Hos oss får du möjlighet att vara med och forma framtidens arbetssätt, tillsammans med engagerade kollegor som brinner för att göra skillnad för barn, ungdomar och familjer.

Vi erbjuder

Vi erbjuder en utvecklande och stimulerande roll i en föränderlig och växande verksamhet, där den ena dagen inte är den andra lik. Du introduceras i arbetet genom att jobba nära en trevlig arbetsgrupp bestående av familjehemsinspektörer och gruppledare. Du är även en del av det administrativa teamet på enheten.

Vi erbjuder dig även:

• friskvårdsbidrag
• flexibel arbetstid
• vinter- och sommararbetstid
• möjlighet till semesterväxling 

Läs mer om dina förmåner som anställd i Stockholms stad: Förmåner för medarbetare - Stockholms stad (jobba.stockholm)

Din blivande arbetsplats är belägen i Farsta centrum, nära tunnelbanan.

Din roll

Du kommer självständigt ansvara för administrationen för en av arbetsgrupperna och ingår i ett enhetsövergripande administrativt team med ytterligare tre administrativa assistenter som sträcker sig över hela området. Teamet träffas för möten en gång i månaden och har delvis gemensamma beröringspunkter. Du har närmsta arbetsledning från gruppledare och rapporterar till enhetschef.

Arbetet som administrativ assistent är en mångfacetterad tjänst med många olika arbetsuppgifter. Du är ansiktet utåt i olika sammanhang vilket medför kontakt med många personer, såväl internt inom staden som externt.

Rollen är ett perfekt för dig som tycker om administration, samverkan och samordning i en ständigt föränderlig miljö.

Vanligt förekommande arbetsuppgifter är

• Hantera inkommande underlag som rör arbetet inom enheten
• Följa arbetet som sker i arbetsgruppen och bistå med administrativt stöd så som registrering i Paraplyet, registrering i gemensamma listor, rekvirera och administrera registerutdrag från olika myndigheter, kommunicera beslutsprotokoll från Individutskottet, bevaka olika typer av underlag och datum samt arkivering.
• Hantering av inköp och fakturor i stadens ekonomisystem Agresso
• Stötta cheferna med administration av nyanställningar, avtackningar och gemensamma träffar
• årlig inventering och arkivering
• sedvanliga administrativa arbetsuppgifter

Det ligger ett mycket stort fokus på registerutdrag, en arbetsuppgift som är dominerande för denna tjänst. Arbetet med registerutdrag är mycket viktig för familjehemsutredningen och kontrollen som enheten genomför. Detta innebär att ett stort ansvar ligger på denna tjänst att administrera ett stort antal registerutdrag dagligen. Arbetet kräver en hög förmåga till självständigt arbete.

Din kompetens och erfarenhet

För denna tjänst krävs att du har:

• minst gymnasieexamen, gärna med ekonomiinriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• minst tre års aktuell arbetslivserfarenhet som administratör/administrativ assistent inom myndighet eller offentlig verksamhet
• aktuell erfarenhet av arbete som administrativ assistent inom myndighetsutövande socialtjänst, barn och ungdom.
• erfarenhet av administrativt arbete inom familjevård
• erfarenhet av att samverka över gränserna mellan verksamheter
• mycket goda dokumenterade IT kunskaper och vana att arbeta med Officepaketets olika program, i synnerhet Excel
• erfarenhet av ekonomisystem och faktureringsarbete
• goda vitsord i administrativ förmåga och hög kapacitet att strukturera ditt arbete självständigt
• god kommunikativ förmåga i svenska, både i tal och skrift

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av arbete inom Stockholms stad.
• Erfarenhet av sociala system, Paraplyet

Du har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett strukturerat sätt. Att ta instruktioner är lätt för dig och du tycker om att ta ansvar och driva ditt eget arbete framåt. Du anpassar dig enkelt till förändrade omständigheter och ser möjligheter i detta.

Då arbetet innebär många kontakter såväl internt som externt behöver du vara samarbetsinriktad och ha lätt för att bygga goda relationer. Att vara serviceinriktad kommer naturligt för dig och du har intresse, vilja och förmåga till att hjälpa andra, där du gör ditt yttersta för att leverera lösningar. I rollen är det viktigt att handla i enlighet med fattade beslut, verksamhetsplan, mål, policys och riktlinjer och att vara medveten om mål och kvalitetsstandard.

Övrigt

Område jour- och familjehem samt korttidsvistelse är en del av Socialförvaltningens avdelning för socialt stöd. Området är en stadsövergripande resurs som tillhandahåller insatser relaterade till barn och unga som är placerade samt stöd till jour- och familjehem samt adoptivföräldrar.

Område jour- och familjehem samt korttidsvistelse består av fyra enheter. Av dessa enheter har en fokus på rekrytering, utbildning och förmedling av jour- och familjehem och en enhet har som fokus stöd och handledning till samma målgrupp samt till adoptivfamiljer. 

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.
Urvalstester kan komma att ingå som en del av rekryteringsprocessen. Du blir informerad i samband med eventuell intervju. 

Tjänsten tillsätts under förutsättning att erforderliga beslut fattas.

Välkommen med din ansökan!