Samordnare verksamhetsstöd - tidsbegränsat vikariat

Välkommen till Kulturskolan

I vår värld är kultur viktigt och vi behöver rum för kultur där det finns utrymme till leken, kreativiteten och drömmarna. Rum där man kan upptäcka, utveckla och uttrycka sig. Rum för fantasi! I Kulturskolan har barn och unga mellan 6 och 22 år det utrymmet. Här får de möjlighet till eget skapande på sin fritid i något av Kulturskolans många ämnen inom musik, teater, dans, konst och media. Kulturskolans enhet för kvalitet- och verksamhetsstöd ger administrativt och praktiskt stöd till kulturskolans verksamheter. Vi är en enhet med ett 20-tal medarbetare som alla har sina specialist roller. Vi söker nu en vikarierande samordnare.

Din roll

I rollen som samordnare arbetar du med administrativt verksamhetsstöd. Det innebär:

• Du administrerar kulturskolans funktionsbrevlådor och kommunicerar med koordinatorer, pedagoger, deltagare och vårdnadshavare gällande t ex verksamhetsstöd, elevadministration och kursutbud.
• Du är kontaktperson för verksamhetssystem, inkl. felsökning, uppföljning och utveckling.
• Du stöttar lärare och koordinatorer i kulturskolans verksamhetssystem, t ex genom att löpande fram instruktioner för kulturskolans verksamhetssystem och implementera dessa.
• Du administrerar och strukturerar samarbetsytor och gruppdisker inom Office365, enligt uppställda rutiner.
• Du administrerar kulturskolans kurskatalog och säkerställer att riktlinjer för kurser följs.
• Du är ansvarig för att kursinformation och bokningsvillkor är uppdaterade på hemsidan.
• Du är enhetens kontaktperson och hanterar frågor kring GDPR.
• Du administrerar Utbildningsplattformen för Kulturskolan.
• Du hanterar Synpunkter- och klagomålshantering.
• Du producerar enkäter och stöttar i användandet av kulturskolans enkätverktyg.

Du är direkt underställd enhetschef och ingår i arbetsgruppen på enheten för kvalitet- och verksamhetsstöd.

Din kompetens och erfarenheter

Vi söker dig som har:

• högskoleutbildning inom för tjänsten relevant område eller motsvarande kunskaper förvärvade på annat sätt.
• erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter och av att arbeta i en stödjande funktion, t ex kundsupport,
• erfarenhet av internt och externt kommunikationsarbete samt god förmåga i att formulera, skriva och sammanfatta budskap och texter på svenska. 
• mycket god datorvana samt är en erfaren användare av Microsoft Office365.

Det är meriterande om du har kunskap i Indesign och Adobepaketet, samt goda kunskaper och tillämpning inom GDPR. Det är även meriterande om du har erfarenhet av administration i kommun i allmänhet och  Kulturskolan Stockholms stad i synnerhet. 

Vi söker dig som är serviceinriktad och bra på ett lågaffektivt bemötande, initiativtagande, självgående, flexibel och strukturerad.

Övrigt

Arbetet är huvudsakligen förlagt till Kulturförvaltningens lokaler i Rinkeby, arbetstid dagtid.

I rekryteringsprocessen tittar vi på CV och kompletterande frågor. Vi tar inte emot personliga brev i den här ansökan för att genomföra en rekrytering baserad på kompetens och motverka diskriminering.

Vi kommer löpande gå vidare i rekryteringsprocessen under ansökningstidens gång. Tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdag.