Nämndsekreterare till förskoleförvaltningen

Välkommen till oss

Vill du bli navet i vår nämndprocess? Vi söker nu en kunnig och driven nämndsekreterare till enheten för kansli och registratur. Som nämndsekreterare blir du navet i nämndprocessen och stödet till våra politiska företrädare, förvaltningsledning och handläggarfunktioner i relaterade frågor.

Enheten för kansli och registratur ingår i avdelningen för ledningsstöd och IT som ansvarar för funktionerna HR, kommunikation, nämndkansli, IT, registratur, verksamhetsuppföljning, informationssäkerhet, beredskapsfrågor och administration.

På förskoleförvaltningen finns ytterligare tre avdelningar;

• Myndighetsavdelningen
• Avdelningen för ekonomi och styrning
• Avdelningen för stadsövergripande utveckling

På förskoleförvaltningen samarbetar vi mellan avdelningarna för att vårt arbete ska ge bästa möjliga service och utveckling till alla förskolor i Stockholm.

Vi erbjuder

En arbetsplats där du får möjlighet att vara med och utveckla arbetssätt och nämndprocessen i en liten fackförvaltning som växer och där organisationen förändras. Utöver detta erbjuds även ett stort nätverk inom Stockholms stad, goda kompetensutvecklingsmöjligheter, flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterväxling.

Läs mer om våra förmåner här 

Din roll

Du har en central funktion i förvaltningens nämndprocess. Du ansvarar för att leda och samordna nämndens ärenden och administration vilket innebär att planera möten, skriva protokoll samt att hålla i processen att färdigställa tjänsteärenden till nämnden. Uppdraget innebär allt från juridiska frågor till formalia före, vid och efter sammanträdena. Arbetets upplägg sker enligt tidsplaner och styrs av nämndprocessen vilket innebär att du ofta arbetar mot någon form av deadline. Du fungerar som rådgivare i frågor kring ärendehantering och i arbetet ingår att skriva vissa beslutsunderlag till nämnden. I din roll som nämndsekreterare utbildar du och stödjer handläggare och chefer i att skriva och granska tjänsteutlåtanden i stadens ärende- och dokumenthanteringssystem eDok (systemstöd Platina) och du introducerar och stödjer förtroendevalda i praktiska frågor kring nämnduppdraget. Du kan också komma att handlägga ärenden till nämnden och vid behov även föredra ärenden vid presidie- och nämndmöten. Du delar sekreterarskap med två andra i funktionshinderrådet.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• relevant högskoleexamen med inriktning mot offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller liknande
• erfarenhet av att arbeta som nämnd- eller kommunsekreterare, så att du har god kunskap om formaliakrav
• aktuell och relevant arbetslivserfarenhet inom statlig eller kommunal förvaltning
• erfarenhet av utredande arbetsuppgifter och framtagande av underlag till beslut i nämnd
• goda kunskaper om de lagar och regler som styr det kommunala beslutsfattandet, som kommunallagen, förvaltningslagens serviceskyldighet, regelverket om offentlighet och sekretess samt GDPR
• hög digital mognad där du aktivt har arbetat i Officepaketets olika program och digitala ärendehanteringssystem
• förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska då du kommer medverka i utformningen av tjänsteutlåtanden med mera.

Det är meriterande om du har erfarenhet av:

• arbete inom Stockholm stad och kunskap om dess styrning och organisation
• dokumenthanteringssystemet Platina och/eller eVald (system för attestering av arvoden)
• arbete i registratur.

Vid intervjun kommer vi att lägga stor vikt vid personlig lämplighet och följande kompetenser:

Du är serviceinriktad, tillmötesgående och du anstränger dig för att hitta lösningar och gör ditt yttersta för att vara ett gott stöd till förtroendevalda och kollegor. Du kan arbeta självständigt och är även en god samarbetspartner. Du kan prioritera och klarar av att hantera olika situationer som uppstår på ett lugnt och lösningsfokuserat sätt. Du är självgående, tar ansvar för dina arbetsuppgifter och du arbetar strukturerat och systematiskt för att uppsatta tidsramar ska hållas. Du kommunicerar på ett tydligt sätt och säkerställer att förväntningar är klara för alla berörda parter. Du har god förmåga att se helhet och sammanhang. Du är van vid att jobba med och förstår komplicerade språkliga underlag och du kan även producera egna dokument av hög kvalitet.

Låter detta intressant är du varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

I denna rekryteringsprocess behöver du inte bifoga personligt brev, däremot vill vi att du besvarar de frågor som du får ta del av när du skickar in din ansökan. Dina svar på frågorna kommer ligga till grund för det första urvalet. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt cv.

Rekryteringsprocessen består av intervjuer och referenstagning.