Nämndsekreterare till Södermalms stadsdelsförvaltning

Vill du jobba mitt i samhällsuppdraget – nära både politik och verksamhet?

Södermalms stadsdelsförvaltning söker en nämndsekreterare som vill bidra till struktur, kvalitet och rättssäkerhet i nämndens arbete. Här får du både ansvar och stöd – i ett erfaret, prestigelöst team där arbetsglädje och utveckling står i fokus.

Välkommen till oss

Stab och kansli består av 16 medarbetare som samordnar och vägleder förvaltningens verksamheter inom våra expertområden. Enligt medarbetarundersökningen är vi en välmående enhet, med gott arbetsklimat där medarbetarna ser fram emot att gå till jobbet, att det känns meningsfullt och att de kan rekommendera sin arbetsplats till andra. Vår arbetsplats ligger i trevliga och moderna lokaler på Virkesvägen i Hammarby sjöstad.

En hälsning från din blivande chef

Jag heter Emma och jag ser fram emot att arbeta med dig. Som ledare försöker jag vara ett bra bollplank och ge snabb återkoppling. Jag vill att mina medarbetare känner att de har mandat att driva sina frågor självständigt och att de känner sig delaktiga och har möjlighet att påverka. Jag tycker också det är viktigt vi trivs och har roligt på jobbet, stöttar varandra och har fokuserar på de vi är till för. Vi uppmuntrar också en kultur där vi vågar testa och prova oss fram. Jag är mån om att det arbete vi gör tillsammans håller en hög kvalitet och att det bidrar till effektivitet och rättssäkerhet.

Vi erbjuder dig

• friskvårdsbidrag
• bra förmånliga priser på Stockholms stads simhallar inklusive olika gymkedjor
• flextid
• vinter- och sommararbetstid
• möjlighet att delvis arbeta hemifrån om arbetet tillåter
• möjlighet till semesterväxling vilket innebär fem eller sex extra semesterdagar.

Din roll

Som nämndsekreterare ansvarar du för administrationen kring stadsdelsnämnden och sociala delegationen. Du har kontinuerlig kontakt med nämndledamöter och är ett stöd till handläggare och chefer i deras arbete att ta fram beslutsunderlag i en variation av frågor.

Du finns också tillgänglig för allmänheten och medias frågor och lotsar dem rätt. Kvällsarbete ingår ca två kvällar i månaden i samband med informationsnämnd (digitalt) och nämndsammanträde (fysiskt).

Du rapporterar till stab- och kanslichef.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innebär att:

• sköta sammanträdesrutiner, administrera allt kring nämndsammanträden och utgöra en viktig kontrollfunktion i processen
• Stödja handläggare och chefer med beslutsunderlag och besvara frågor om ärendeprocessen och system
• Samordna utveckling av nämndprocesser och revidering av delegationsordning samt ansvara för kompetensutveckling
• Utreda och i viss utsträckning skriva beslutsunderlag för nämndövergripande frågor
• Ingå i nätverk för nämndsekreterare och delta i förbättringsarbete och stödjande aktiviteter.
  
  

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som

• har erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare eller liknande inom kommunal verksamhet med god kunskap om formaliakrav
• är utbildad inom exempelvis offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller har annan utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• har goda kunskaper om de lagar och regler som styr det kommunala beslutsfattandet, som kommunallagen, förvaltningslagens serviceskyldighet, regelverket om offentlighet och sekretess samt GDPR
• med lätthet arbetar i Officepaketets olika program och digitala ärendehanteringssystem
• har goda kunskaper i svenska språket, både muntligt och skriftligt.

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av att arbeta med motsvarande verksamhetsområden likt en stadsdelsnämnd
• erfarenhet av dokumenthanteringssystemet Platina, ekonomisystemet Agresso och/eller eVald (attestering av arvoden)
• erfarenhet av arbete i registratur.

Personliga förmågor och färdigheter
 
För att trivas och passa i rollen som nämndsekreterare söker vi dig som är serviceinriktad, lösningsfokuserad och noggrann. Du har ett professionellt bemötande, är hjälpsam och gör det enkelt för dem du samarbetar med. Du planerar och prioriterar ditt arbete med vana att jobba strukturerat mot deadlines samt att anpassa dig när omständigheter ändras. Du bygger lätt relationer med alla i organisationen och är en bra kommunikatör, både muntligt och skriftligt, och ser till att budskapet når fram. Vi värderar personlig lämplighet, intresse och motivation för tjänsten högt.

Din ansökan och rekryteringsprocessen

För att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll rekryterar vi utan det personliga brevet. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån din CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och din CV.

Arbetspsykologiska tester kan komma att bli aktuellt i processen.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.