Vass administratör till Skärholmens stadsdelsförvaltning

Välkommen till oss

Tjänsten är placerad inom enheten Administration och IT som är en del av avdelning HR, administration och nämnd. Hos oss jobbar cirka 33 medarbetare. Vi skulle beskriva oss själva som ett glatt gäng som hjälps åt och driver verksamheten framåt. Enhetschefen heter Maria och tillsammans med två teamledare, Yvrose och Jenny, sköts det dagliga arbetet med positiv anda och med målet att ge bästa möjliga service.  Vi jobbar aktivitetsbaserat i ett öppet kontorslandskap.

I din tjänst kommer du att samverka och arbeta tillsammans med hela förvaltningen men du arbetar främst tätt tillsammans med teamledare, övriga administratörer och samordnare för Arbetsmarknadsåtgärder som Ferie, Stockholmsjobb och OSA.   

Vi erbjuder

• Ett aktivitetsbaserat arbetssätt och ett öppet arbetsklimat.
• En arbetsplats i  moderna och fräscha lokaler på Måsholmstorget, nära Skärholmens tunnelbana.
• Möjlighet till flextid.
• Friskvårdsbidrag.
•  Möjlighet till semesterväxling

Läs gärna mer om våra förmåner här 
Läs mer om hur det är att vara en del av Stockholms stad här 

Din roll

Hos oss kommer du att få en stor variation av arbetsuppgifter där den ena dagen inte är den andra lik. Du kommer att arbeta i ett rätt högt tempo där deadlines är i fokus.  

Rollen som administratör innebär ett mycket verksamhetsnära arbete med många utåtriktade kontakter. Du arbetar mycket serviceinriktat och har regelbundna kontakter med allt från chefer, handläggare, controllers, verksamhetsutvecklare, utförare och leverantörer. Rollen innebär även dokumenthantering, behörighetstilldelning, avtalsskrivning, avgiftshantering, arkivredogörare, akthantering, fakturagranskning samt att utföra beställningar i bland annat stadens inköpssystem.

Rollen är både kontaktsökande och mottagande och vi ser gärna att du vill utveckla och förbättra arbetsprocesserna tillsammans med oss. 
Vi söker dig som aktivt vill bidra med en god anda att utveckla enheten Administration och IT. 

Även andra administrativa arbetsuppgifter tillkommer.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• Erfarenhet av att arbeta administrativt.
• Vana av att samarbeta med olika aktörer.
• Hög social kompetens. 
• God datavana.
• Mycket god svenska i tal och skrift.
• Teamkänsla.
• Gymnasieexamen.

Det är mycket meriterande om du har:

• Kunskap i andra språk, särskilt engelska.
• Erfarenhet av avgiftshantering i stadens sociala system Paraplyet
• Arbetat i Agresso.
• Kunskap om Stadens avtalskatalog
• Personalrapportering
• Tidigare arbete i utvecklingsfrågor som till exempel AI
• Arbetar eller har arbetat inom Stockholm stad
• Kännedom kring system inom Stockholm stad, exempelvis LISA och Paraplyet.
• Högskoleutbildning inom relevant område 

Dina personliga egenskaper

Vi söker dig som gillar att ha många bollar i luften och är en social person som är öppen och ser möjligheter i det som händer under arbetsdagarna. Du behöver vara självgående noggrann, utåtriktad och stresstålig. I rollen är det viktigt att du har tilltro till chef och sina kollegor. Du är flexibel och tycker om den variationen som det här jobbet erbjuder. Du är en person som ofta kommer med egna initiativ i syfte att förbättra och utveckla. I rollen kommer du att ha kontakt med hela förvaltningen vilket förutsätter en väldigt god samarbetsförmåga.

Övrigt

Vi kan komma att tillämpa provanställning.

I denna rekrytering ingår det tester som en del i bedömningen i samband med urval.

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor gällande kvalifikationerna ovan som du får besvara på i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Du behöver alltså inte förbereda något personligt brev!

Varmt välkommen med din ansökan!