Administratör till avdelningen för it och digitalisering

Stockholms stads strategiska it-verksamhet leds och styrs av stadsledningskontorets avdelning för it och digitalisering. Vårt uppdrag är att skapa förutsättningar för morgondagens digitalisering bland annat genom att förvalta och utveckla stadens centrala it-miljö. Vi söker nu en serviceinriktad administratör då vår nuvarande administratör går i pension. Är det du?

Välkommen till oss

Avdelningen för it och digitalisering har närmare 60 medarbetare varav 5 chefer. Vi sitter i fina och ljusa lokaler på Kungsholmen. Strategi och styrning är en av fyra enheter på avdelningen och består av 16 engagerade medarbetare. Enheten samordnar, styr och stödjer stadens digitaliseringsarbete med fokus på helhetssyn, kvalitet och framtida behov. Vi ansvarar även för avdelningens administrativa rutiner, ekonomistyrning och verksamhetsplanering.

Vi erbjuder

• en kreativ arbetsplats där kompetens och samarbete är en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat,
• goda kompetensutvecklingsmöjligheter,
• stort nätverk inom Stockholms stad med många samarbetsytor,
• stora möjligheter till att bidra till samhällsnytta,
• flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och träningslokaler i nära anslutning till arbetsplatsen.

Din roll

Som administratör på stadsledningskontoret blir du en viktig kugge i avdelningens administration där stort fokus ligger på kvalitet och service. Exempel på arbetsuppgifter:

• ge administrativt stöd till avdelningens ledning, medarbetare och projekt,
• ansvara för avdelningens lokaler och inköp av förbrukningsmaterial,
• fördela och kontera fakturor samt lägga inköpsordrar i vårt ekonomisystem,
• diarieföring av bland annat delegationsbeslut,
• stötta vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter,
• lägga beställningar, hantera behörigheter och administration i stadens portal för it-beställningar.

Du ingår i enhetens ekonomiadministrativa team där ni samarbetar och stöttar varandra i det dagliga arbetet. Arbetsuppgifterna är varierande och kan komma att förändras över tid i dialog med enhetschef.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• relevant utbildning som vi finner lämplig för tjänsten, som lägst fullgjord gymnasieexamen
• flerårig erfarenhet av liknande roll/administrativa uppgifter i en större organisation,
• erfarenhet av att stötta större medarbetar-/chefsgrupp och därav vana att hantera större mängd fakturor och liknande,
• mycket goda datorkunskaper, där du obehindrat kan hantera MS Officeprogram (framförallt Outlook) och samverkansytor (Sharepoint) för att dela dokument,
• mycket god förmåga att uttrycka dig korrekt och tydligt i tal och skrift på svenska

Vi ser det som meriterande om du har:

• erfarenhet från Stockholm stad,
• erfarenhet av att arbeta i systemen Agresso (Unit4) och eDok (Platina).

Vid intervjun kommer vi lägga stor vikt vid följande förmågor och färdigheter:

Arbetet kräver att du har en genuin känsla för service och administration. Du är en social person som trivs med att vara en närvarande och stöttande funktion i en professionell miljö. I rollen kommer du att hantera frågor av många olika slag med många kontaktytor, därför är det avgörande att du har ett strukturerat arbetssätt och har förmåga att planera och prioritera arbetet effektivt. Du är lugn, trevlig och tillmötesgående i ditt bemötande samt har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du är anpassningsbar och har lätt för att ställa om ditt förhållningssätt efter ändrade omständigheter.

Vidare ser vi att du är självgående och trygg i att självständigt driva ditt arbete framåt. Du är grundlig i ditt sätt att utföra uppgifter och är väl medveten om kvalitetsstandard inom ramen för ditt uppdrag.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. I denna rekrytering ingår det också tester som en del i bedömningen i samband med urval.

Rekryteringsprocessen kommer bestå av tester, intervjuer samt referenstagning.