Administrativ assistent med inriktning feriejobb

Välkommen till oss

Enheten för vägledning och medborgarstöd består av en enhetschef samt 18 medarbetare som arbetar inom olika verksamhetsområden; samhälls- och bostadsvägledning, stadsdelsmammor, kommande medborgarkontor, personliga ombud, offentligt skyddat arbete (OSA), feriejobb för ungdomar samt administration som stöttar hela avdelningen Individ- och familjestöd.

Vi söker en kollega som vill arbeta i den administrativa gruppen, ett av fokusområden är feriejobbshandläggning.

Vår arbetsplats ligger i Björkhagen, beläget invid tunnelbanestationen. Precis runt hörnet från kontorshuset breder Nackareservatet ut sig och bjuder på chanser till en skön skogspromenad eller en löprunda på lunchrasten.

Vi erbjuder

Våra verksamheter präglas av närvarande ledarskap och aktivt medarbetarskap. Staden som arbetsgivare erbjuder goda avtal. Till exempel har du möjlighet att växla in semesterdagstillägget till extra semesterdagar, du får sommararbetstid och friskvårdsbidrag. Du kan också köpa träningskort till stadens alla träningsanläggningar till ett mycket förmånligt pris.

Läs mer om staden som arbetsgivare här: https://jobba.stockholm/formaner/

På enheten för Vägledning och medborgarstöd erbjuder vi dig dessutom:

• En introduktion som anpassas efter dina behov och tidigare erfarenheter.
• En tillgänglig chef som stöttar i din utveckling.
• Engagerade och kunniga kollegor som har driv och fokus på verksamhetens uppdrag.

Din roll

Som administrativ assistent har du tillsammans med kollegorna i den administrativa gruppen ett gemensamt ansvar för de administrativa uppdragen. Du ger ett dagligt stöd till chefer och medarbetare på avdelningen, vanligt förekommande arbetsuppgifter är kontroll och kontering av fakturor, avstämningar av utbetalningar, posthantering, akt-hantering, arkiv, gallring, personaladministration och beställningar. Nya uppgifter kan tillkomma och vissa kan ändras utifrån verksamheternas behov och framtida utveckling.

Som administrativt stöd i handläggningen för förvaltningens feriejobb har du tillsammans med arbetskonsulenten ansvar för att administrera och säkerställa god kvalité för stadens feriejobbande ungdomar under sommarlov, höstlov samt jullov. Du har kontakt med interna och externa arbetsplatser, du svarar på frågor från ungdomar och föräldrar via telefon och mejl, förbereder och håller i anställningsmöten samt hanterar tidsrapportering. Inför anställningsmöten kommer du stötta arbetskonsulenten med förberedelse och bistå kring övrig dokumentation.
Vår inställning är att hitta lösningar och att alltid ha ungdomen i fokus. Då arbetet innebär perioder av hög arbetsbelastning och kvällsarbete hjälps vi åt och har en god struktur för samarbete.

Arbetet med administrationen är intensivt så du måste trivas med att arbeta i ett högt tempo och kunna arbeta med flera olika moment parallellt.

Din kompetens och erfarenhet

Vi ser att du har minst en gymnasial utbildningsbakgrund, gärna med ekonomisk inriktning eller motsvarande. Det är ett krav att du har erfarenhet av arbete med administrativa arbetsuppgifter såsom fakturagranskning, arkivering och personaladministration. Det är meriterande om du har arbetat med administration inom Stockholms stad.

Vidare är det även meriterande om du har goda kunskaper och kännedom om Stockholms stads verksamhetssystem samt erfarenhet av:

• Agresso
• Officeprogram, specifikt Excel
• CRM

Du ska trivas med att arbeta självständigt men också kunna arbeta i team. Du arbetar strukturerat genom att planera, organisera och prioritera ditt arbete väl. Som person trivs du med variation och har lätt för att anpassa dig utifrån förändrade omständigheter. Vi ser även att du är serviceinriktad, har lätt för att skapa nya kontakter samt har förmågan att behålla lugnet under situationer med många parallella processer. Vidare ser vi att du vill utveckla och testa nya arbetssätt som förbättrar och driver arbetet framåt och skapar värde för kollegorna och i slutändan stockholmarna.

Arbetet kräver mycket god administrativ förmåga och god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.