Samordnare till arkivfunktionen på utbildningsförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Välkommen till oss

Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) ingår i avdelningen för personal och kompetensförsörjning. ARF är en stöd- och specialistfunktion till förvaltningen och skolorna. Vi arbetar för en modern, rättssäker och effektiv informationshantering och en god offentlighetsstruktur. Här arbetar bland annat sex registratorer, en jurist, en administratör/kommunikatör, en samordnare för registraturet, sex arkivarier och en arkivassistent. Vi sitter centralt i lokaler på Hantverkargatan, Kungsholmen.

Vi erbjuder dig

Hos oss får du möjlighet att ingå i ett team med högt kvalificerade medarbetare och en härlig stämning. Du kommer få bidra med din erfarenhet, men där du också kan dra fördel av alla kollegors kunskap. Vi har en arbetsplats som genomsyras av kompetens, öppet klimat och trygghet där vi arbetar självständigt men samtidigt tar ansvar för att vi som grupp levererar ett gott arbete och resultat. Du kommer få möjlighet att lära nytt, utvecklas!

Din roll

Den här rollen är helt ny då vi inte haft någon samordnare för arkivet tidigare. Arkivfunktionen välkomnar varmt en samordnare som håller ihop gruppen och kan ta de verksamhetsnära frågorna och driva det operativa arbetet framåt och förankra gruppens syn till enhetschef. Du kommer inte ha personalansvar eller det strategiska ansvaret, fokus är helt enkelt det operativa samordningsansvaret för förvaltningens arkiv och du har även ett strategiskt tänk och kommer vara delaktig i att planera, genomföra och utveckla arbetet på arkivfunktionen.

Tillsammans med samordnare för registraturet kommer du hålla samman, säkerställa och verka för att förvaltningens arbete med informationshantering sker på ett strukturerat och enhetligt sätt.

Andra arbetsuppgifter som ingår i rollen som samordnare:

• Samordna och coacha Arkivets arbete (gäller både centralarkivet och personalaktsarkivet).
• Vara delaktig och stöttande i det fortsatta arbetet att förvalta utbildningsförvaltningens registerförteckning enligt dataskyddsförordningen.
• Du kommer att stötta och ge råd till vår verksamhet, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter.
• Du kommer ge service, råd och stöd till centrala förvaltningen, skolorna samt andra myndigheter och allmänheten.
• Du är ute och besöker skolorna dels för att informera och ge stöd men även för att skapa en kontakt med verksamheterna.
• Du kommer bidra till utbildningen i informationshantering till olika målgrupper; medverka i planeringen på kort och lång sikt om vilka utbildningar som behövs och vid behov genomföra utbildningar och delta i informationsträffar.
• Lämnar ut allmänna handlingar och gör sekretessbedömningar.

Din kompetens och erfarenhet
Du som söker har:

• akademisk utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap (minst 60 poäng arkivvetenskap)
• minst 5 års erfarenhet av att ha arbetat som arkivarie inom offentlig sektor
• god förmåga att uttrycka dig välformulerat och tydligt i tal och skrift på svenska
• hög digital mognad där du aktivt har arbetat i Officepaketets olika program samt olika digitala system
• erfarenhet av att hålla i utbildningar inom arkivområdet med god förmåga att pedagogiskt förmedla budskap till olika mottagare

Det är meriterande för tjänsten är om du har:

• erfarenheter av ärendehanteringssystemet Platina och förteckningsprogrammet Klara
• tidigare arbetslivserfarenhet inom Stockholms stad
• flera års erfarenhet av att ha arbetat med samordnande uppdrag inom området informationshantering
• erfarenhet av att ha genomfört utredningar av bevarande och gallring
• erfarenhet av att arbeta med bevarande och gallring av digital information
• medverkat i strategiskt arbete och verksamhetsutveckling

Dina personliga färdigheter och förmågor

Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och följande kompetenser:

I den här rollen är det viktigt att du är utvecklingsinriktad och ser möjligheter framför hinder och tycker att det är roligt med förändring och nytänkande. Du har en pedagogisk framtoning och ett strukturerat arbetssätt samt en förmåga att självständigt initiera och driva förbättringsarbete. Du bidrar till god arbetsmiljö och främjar ett gott samarbete, internt såväl som externt. Du har ett pedagogiskt förhållningssätt och ett respektfullt bemötande. Du lyssnar och kan omvandla din kunskap så att den blir till ett stöd för andra kollegor.

Du är självständig, prestigelös och har lätt för att samarbeta. Du har viljan och förmågan att coacha andra och vara delaktig i att följa upp planerad verksamhet. Du är initiativrik och lyhörd för verksamhetens behov och känner en naturlig respekt för andra människor. Du har en positiv grundsyn och ett starkt engagemang för människor, är ansvarskännande och har personlig mognad. Du trivs med att jobba i team och stötta kollegor.

Din ansökan utan det personliga brevet

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV

Övrigt

Varmt välkommen med din ansökan!

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.