Nämndsekreterare till Trafikkontorets nämndsekretariat - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Trafikkontorets nämndsekretariat administrerar fem tekniska nämnder i Stockholms stad; exploateringsnämnden, fastighetsnämnden, stadsbyggnadsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden och trafiknämnden samt nämndernas råd för funktionshinderfrågor. På trafikkontorets nämndsekretariat arbetar fyra nämndsekreterare och en administratör.

Hos oss är arbetet med nämndadministration kärnverksamheten och vi har en stor samlad kunskap om nämndadministration inom Stockholms stad. Vi arbetar tillsammans för att fortsätta fördjupa denna kunskap och effektivisera de nämndadministrativa processerna, samtidigt som vi värnar om en god arbetsmiljö och att trivas på jobbet.

Arbetsbeskrivning

Vi söker nu en nämndsekreterare. Du är huvudansvarig för någon eller några av våra nämnder och något av våra råd för funktionshinderfrågor. Du är även övergripande involverad i all administration då vi arbetar för att alla ska kunna gå in för varandra i allt arbete vi utför på nämndsekretariatet. Detta är också ett sätt att lära oss av varandra och få en förståelse för hur olika nämnder fungerar.

En viktig del av ditt arbete består i att ge service till såväl kollegor som politiker, allmänhet och media och under dagen är du tillgänglig för frågor både via telefon, e-post och från kollegor som kommer förbi.

En dag på jobbet kan se lite olika ut beroende på var i nämndprocessen din nämnd eller ditt råd befinner sig just nu. Det är det som styr din huvuduppgift för dagen. Många dagar arbetar du mot någon form av deadline, till exempel för att ta fram föredragningslistor eller skicka ut möteshandlingar. Allt sker enligt tidplaner så det är viktigt för dig att ha en mycket god administrativ och koordinerande förmåga.

Om du ska ha nämndsammanträde på eftermiddagen/kvällen arbetar du med att anmäla politikerna till stadshusreceptionen, kontrollera justeringsdatum med ordföranden och vice ordföranden, ta emot politiska texter och förbereda protokollet. Under sammanträdet för du anteckningar och stöttar nämndordföranden i formaliafrågor. Efter sammanträdet går du tillbaka till ditt kontor för att skriva ett sammandrag av de beslut som fattats under mötet. 

Kvalifikationer

• Tjänsten kräver högskoleutbildning inom t.ex. statsvetenskap, förvaltningskunskap eller juridik eller motsvarande arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• Då en stor del av arbetet innebär många kontaktytor och eftersom du arbetar med dokumentation krävs det att du kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.
• En god systemvana är en viktig förutsättning och har du dessutom vana av att arbeta i Public 360 eller e-Dok ärendehanteringssystem ser vi det som meriterande.
• Vidare är det en fördel om du har erfarenhet av att hantera frågor rörande offentlighet och sekretess.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi ser fram emot att välkomna en ny medarbetare till vår enhet, välkommen att söka till oss!

Övrigt

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Våra lokaler är tillgängliga och användbara för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga.