Administratör med fokus på nämndprocesser

Välkommen till oss

Kanslienheten är en enhet med femton medarbetare som bland annat ansvarar för nämndadministration, registratur, arkiv och informationshantering, aktexpedition, informationssäkerhet och förvaltningens it-arbete. Enheten är en del av avdelningen för administration och stadsmiljö, där vi ansvarar bland annat för att tillhandahålla och utveckla effektiva administrativa stödtjänster i Järva stadsdelsförvaltning. Vår arbetsplats ligger i Tensta, nära tunnelbanan.

Vi utökar nu teamet som arbetar med nämndadministration och registratur med ytterligare en tjänst.

Vi erbjuder

Vi erbjuder dig

• ett team med utvecklingsinriktade kollegor som samarbetar och stöttar varann
• friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterväxling
• flexibel arbetstid, vinter- och sommararbetstid
• möjlighet att delvis arbeta hemifrån om arbetet tillåter.

En hälsning från din framtida chef:

Jag heter Josefine Rogel Randin och är din blivande chef. Jag arbetar aktivt för att vara en tillgänglig och stöttande ledare. Jag drivs av att ständigt förbättra de verksamheter som enheten ansvarar för. Jag har stort förtroende för mina medarbetares förmågor och jag förespråkar en arbetsmiljö där alla kan samt vill bidra till verksamhetens bästa.

Din roll

Som administratör ansvarar du för sekreterarskap för den sociala delegationen, för pensionärsrådet samt för rådet för funktionshinderfrågor.

Rollen som sekreterare för den sociala delegationen innebär att hantera beslut i enskilda ärenden för socialtjänsten. Du delar den rollen med nämndsekreteraren.

Dina arbetsuppgifter innebär även att

• arbeta administrativt i registraturet och med diarieföring
• ansvara för att utveckla förvaltningens arbetssätt för att öka rådens delaktighet, vilket du gör tillsammans med andra funktioner på enheten och förvaltningen
• ansvara för administrativa uppdrag kopplat till kanslienheten och nämnden, såsom att hantera fakturor, sköta beställningar och bokningar.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• arbetat som sekreterare inom offentlig förvaltning eller ideella organisationer
• god kännedom om lagar och riktlinjer inom offentlig förvaltning, särskilt vad gäller offentlighet och sekretess samt att hantera allmänna handlingar
• vana att arbeta i Officepaketet och en god digital kompetens
• vana att arbeta i ärendehanteringssystem
• gymnasieexamen
• god förmåga att formulera dig muntligt och skriftligt på svenska.

Det är meriterande om du har

• akademisk utbildning inom offentlig förvaltning, statsvetenskap eller juridik
• arbetat utifrån lagar och riktlinjer för socialtjänsten
• arbetat inom registratur
• arbetat med dokumenthanteringssystemet Platina (kallat eDok i staden) och ekonomisystemet Unit4 ERP (Agresso)
• arbetat i Stockholms stad och har kunskap om stadens organisation.

För att trivas i rollen behöver du ha ett flexibelt sätt och lätt styra om dina uppgifter när prioriteringar ändras. Du är stabil och behåller lugnet även i pressade situationer. Du kommunicerar tydligt och stämmer av att ditt budskap nått fram. För att lyckas i rollen behöver du vara noggrann i ditt sätt att planera, utföra uppgifter och leverera. Du är självgående och tar ansvar för ditt arbete. Du är öppen för nya sätt och aktiv i utvecklingsarbetet.

I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid personlig lämplighet, engagemang och motivation för tjänsten. Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat. Efter sista ansökningsdag går vi igenom alla ansökningar.

Observera att det kan bli aktuellt med provanställning för denna tjänst.

Läs mer om

• våra förmåner
• att vara en del av Stockholms stad
• Järva stadsdelsförvaltning.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande. Våra lokaler är tillgänglighetsanpassade.