Personalstrategiska avdelningen söker en administratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vad innebär rollen som administratör?

Rollen som administratör passar dig som tycker om ordning och reda. Du är ett viktigt stöd i det dagliga arbetet på avdelningen, där du levererar mycket god service med ett högt professionellt bemötande. I ditt uppdrag kommer du bland annat att ge administrativt stöd till avdelningens ledning och medarbetare genom att:

• administrera avdelningens samarbetsytor
• tillgänglighetsanpassa dokument och presentationer ansvara för utbildningsadministrationen av utbildningsinsatser
• hantera fakturor, lägga bokningar och beställningar
• ansvara för avdelningens funktionsbrevlådor; vilket innebär samordning och fördelning av ärenden, svara på e-post
• arbeta med avdelningens diarieföring och arkivering i vårt system eDok/Platina
• ansvara för lokalfrågor och miljön på kontoret samt hantera felanmälningar
• vara med och utveckla de administrativa processerna på avdelningen.

Du ingår i ett team om 2 administratörer som samarbetar och stöttar varandra i det dagliga arbetet.

Vem söker vi?

Vi söker dig som har

• en relevant utbildning, som lägst fullgjord gymnasieexamen
• aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av arbete som administratör
• erfarenhet av diarieföring och fakturahantering
• god kunskap om vad det innebär att vara en tjänsteperson inom offentlig förvaltning och de lagar och regelverk vi berörs av
• goda administrativa datorkunskaper där du obehindrat kan hantera MS Officeprogram (framförallt Outlook) och samverkansytor (Sharepoint)
• mycket god förmåga att uttrycka dig korrekt och tydligt i tal och skrift på svenska.

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av att arbeta med administration i Stockholms stad
• erfarenhet av e-dok/Platina och Agresso
• kunskap om tillgänglighetsanpassning av dokument

Vid intervjun kommer vi lägga stor vikt vid följande förmågor och färdigheter: Arbetet kräver att du har en genuin känsla för service och administration. I rollen kommer du att hantera frågor av många olika slag med många kontaktytor. Därför är det avgörande att du har ett strukturerat arbetssätt och har förmåga att planera och prioritera. Vi ser att du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och du har ett gott bemötande. I rollen krävs det att du anstränger dig för att leverera lösningar tillsammans med kollegor. Du kommunicerar på ett tydligt sätt och bidrar till att rätt information blir tillgänglig. Du är flexibel och visar gott omdöme vid uttalanden, agerande och beslut.

Vilka är vi?

Personalstrategiska avdelningen ansvarar för stadens kompetensförsörjning, arbetsgivar- och pensionsfrågor, förvaltning av personalsystem samt stadsledningskontorets interna service. Vårt huvuduppdrag är att arbeta för att staden agerar som en förebild som arbetsgivare och att staden har en god kompetensförsörjning. HR-staben tillhör personalstrategiska avdelningen och vi består idag av 6 medarbetare. Vi ansvarar för stadens strategiska arbete inom pensionsområdet samt stödjer stadsgemensamma utredningar och utvecklingsuppdrag inom avdelningens kompetensområde. Vi utgör även HR-stöd till stadsledningskontorets chefer i sin arbetsgivarroll, där vi bidrar till att kontorets verksamheter kan utveckla, behålla och rekrytera medarbetare. Enheten ansvarar även för kontorets personalarkiv samt avdelningens administrativa stöd.

Vad kan vi erbjuda dig?

• en kreativ arbetsplats där kompetens och samarbete är en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat,
• goda kompetensutvecklingsmöjligheter,
• stort nätverk inom Stockholms stad med många samarbetsytor,
• stora möjligheter till att bidra till samhällsnytta,
• flexibel arbetstid, friskvård och träningslokaler i nära anslutning till arbetsplatsen.

Din ansökan

I ditt personliga brev vill vi att du kortfattat beskriver hur du har arbetat med samtliga uppfyllda kvalifikationer och i vilken utsträckning, samt motiverar varför du söker den här tjänsten och vad du kan bidra med i den här rollen.

Välkommen med din ansökan senast den 21 juli.