Administrativ assistent till Socialförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Välkommen till enheten kompetenscenter funktionshinder och socialpsykiatri

På kompetenscenter funktionshinder och socialpsykiatri arbetar utredare, projektledare, samordnare, gruppledare, biträdande enhetschef och arbetet leds av en enhetschef. Enheten kompetenscenter funktionshinder arbetar i huvudsak med stadsövergripande sociala frågor som rör funktionsnedsättning, och har ett brett perspektiv på frågan med sin samlade kompetens inom verksamhetsområdet. Enheten utgörs av cirka 30 personer.

Är du en driven, engagerad assistent som gillar att ge service och gillar att arbeta med administrativa arbetsuppgifter? Då kan detta vara rätt roll för dig!

Din roll som administrativ assistent

Rollen som administrativ assistent är en samordnande funktion med en stor bredd av administrativa och varierande arbetsuppgifter. Hos oss kommer du främst att vara ett stöd till bedömnings-och förmedlingsgruppen. Gruppen består av åtta utredare som har många intervjuer med våra utförare varje vecka, som administrativ assistent sköter du stora delar av intervjuadministrationen. Intervjuadministrationen sker vanligen i Excel men just nu driver vi ett pilotprojekt som innebär att vi ser över möjligheterna att istället arbeta i Outlook.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter består bland annat av:

• bokning, ombokning och schemaläggning av intervjuer
• sammanställning och övergripande koll på samtliga intervjubokningar
• organisera mötesdagar, planeringsdagar, organisering av firanden och lunchbeställningar
• fakturahantering
• sorterings- och arkiveringsarbete.

Dina erfarenheter och kompetenser

Vi söker dig som har

• avslutad gymnasieutbildning med inriktning mot ekonomi, administration eller liknande som vi bedömer relevant
• aktuell arbetslivserfarenhet som administrativ assistent i en politiskt styrd organisation
• mycket goda dator- och systemkunskaper t.ex verksamhetssystem och fakturasystem
• goda kunskaper i Officepaketet- du är en van användare av Word, Excel och Outlook
• god kommunikativ förmåga i svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av administration inom socialtjänsten och gärna inom verksamhetsområdet (funktionshinder och/eller socialpsykiatri)
• erfarenhet av fakturahantering, gärna i Agresso
• erfarenhet från Stockholms stad
• erfarenhet av arbete i en LSS verksamhet
• arbetat i systemen Paraplyet eller Agresso.

Din personlighet och ditt arbetssätt

Vid denna rekrytering lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper, och för att lyckas i rollen som administrativ assistent hos oss ser vi att du har följande kompetenser

Självgående Tar ansvar för ditt arbete. Strukturerar och driver självständigt uppgifter vidare. Planerar och organiserar arbetet på ett effektivt sätt. Prioriterar och håller uppsatta tidsramar.

Relationsskapande Socialt aktiv i yrkesmässiga sammanhang. Skapar kontakter och underhåller relationer.

Engagerad Visar intresse för sitt arbetsområde och förmågan att omsätta den energin till handlingskraft. Har ett engagemang som visar sig i arbetet och som sprider sig till andra.

Serviceinriktad Är positiv, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Visar intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och är lösningsfokuserad. Har en inre stabilitet och förmåga att förbli motiverad och effektiv trots motgångar och hinder tills resultat är uppnådda. Har strategier för återhämtning.

Tydlig Kommunicerar på ett tydligt sätt. Lyssnar och anpassar sig till mottagaren och situationen.  Säkerställer och följer upp att budskap når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter. Talar tydligt och engagerat i både enskilda möten och i större sammanhang.

Vi erbjuder:

• friskvårdsbidrag eller friskvårdstid 1h/vecka under arbetstid
• flextid
• vinter- och sommartid
• möjlighet att arbeta på distans
• ett team med kunniga och engagerade kollegor
• möjlighet till vidareutveckling

Läs mer om våra förmåner här Förmåner för medarbetare - Stockholms stad

Din arbetsplats Socialförvaltningen

Socialförvaltningen ansvarar för stadsövergripande verksamheter inom socialtjänst- och funktionshinderområdet. Vi skapar förutsättningar för en likvärdig och rättssäker socialtjänst i hela Stockholms stad. Vi ska medverka till att invånarna får likvärdiga och lika tillgängliga insatser oavsett var de bor i staden och oavsett utförare av insatser. Hos oss finns just nu två avdelningar och cirka 1000 medarbetare huvudkontoret finns i Farsta centrum.

Din ansökan-inget personligt brev

Just nu pågår ett pilotprojekt i Stockholm stad där vi provar att rekrytera utan att du som kandidat skickar in ditt personliga brev.

Vid bedömningen av din ansökan för denna roll kommer vi endast att utgå ifrån ditt cv och ett antal frågor du får besvara i samband med din ansökan. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Vi vill att ditt cv är på svenska.

Varmt välkommen med din ansökan!

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Vår rekryteringsprocess

Sista ansökningsdag är den 28 april. Vi påbörjar urvalet när ansökningstiden är slut.

Urvalstester kommer att ingå som en del i rekryteringsprocessen.

Vi planerar börja med intervjuerna vecka 19. Den första intervjun sker digitalt.