Administratör till Stadsledningskontoret - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Stockholms stads strategiska it-verksamhet leds och styrs av stadsledningskontorets avdelning för it och digitalisering. Avdelningen har idag cirka 55 medarbetare. Vårt uppdrag är att förvalta och utveckla en ändamålsenlig it-miljö samt skapa förutsättningar för morgondagens digitalisering. Vi söker nu en administratör som vill arbeta i en professionell miljö med många kontaktytor. Är det du? Skicka in din ansökan senast den 5/3!

Vad innebär rollen som administratör?

Rollen som administratör passar dig som tycker om ordning och reda. Du är ett viktigt stöd i det dagliga arbetet på avdelningen, där du levererar mycket god service med ett högt professionellt bemötande. I ditt uppdrag kommer du bland annat att:

• ge administrativt stöd till avdelningens ledning, medarbetare och projekt,
• ansvara för avdelningens funktionsbrevlådor; vilket innebär samordning och fördelning av ärenden, svara på e-post och viss utredning vid behov,
• arbeta med avdelningens diarieföring och arkivering i vårt system eDok/Platina,
• ansvara för att lägga beställningar, hantera behörigheter och administration i stadens portal för it-beställningar,
• genomföra bokningar och beställningar samt koordinera resor, konferenser och möten, ansvara för lokalfrågor och miljön på kontoret samt hantera felanmälningar,
• vara med och utveckla de administrativa processerna på avdelningen.

Du ingår i ett team med ytterligare en administratör, en ekonom och en controller. Ni samarbetar och stöttar varandra i det dagliga arbetet och du rapporterar direkt till enhetschefen. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid.

Vem söker vi?

Vi söker dig som har:

• en relevant utbildning, som lägst fullgjord gymnasieexamen,
• aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av arbete som administratör,
• erfarenhet av diarieföring,
• god kunskap om vad det innebär att vara en tjänsteman inom offentlig förvaltning,
• mycket goda administrativa datorkunskaper där du obehindrat kan hantera MS Officeprogram (framförallt Outlook),
• mycket god förmåga att uttrycka dig korrekt och tydligt i tal och skrift på svenska.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av att arbeta med administration inom större offentlig organisation,
• erfarenhet av att hantera samverkansytor (Sharepoint) för att dela dokument,
• erfarenhet av e-dok/Platina och Agresso.

Vid intervjun kommer vi lägga stor vikt vid följande förmågor och färdigheter: Arbetet kräver att du har en genuin känsla för service och administration. I rollen kommer du att hantera frågor av många olika slag med många kontaktytor. Därför är det avgörande att du har ett strukturerat arbetssätt och har förmåga att planera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt. Du är lugn och tillmötesgående i ditt bemötande, har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och du anstränger dig för att leverera lösningar. Du kommunicerar på ett tydligt sätt och säkerställer att budskap når fram till rätt personer i rätt tid. Du påminner och följer upp. Du är flexibel och gör korrekta avvägningar och prioriteringar och visar på gott omdöme vid uttalanden, agerande och beslut.

Vilka är vi?

På avdelningen för it och digitalisering ingår enheten Strategi och styrning. Vår enhet består av 12 engagerade medarbetare och vi sitter i fina och ljusa lokaler på Kungsholmen. Vi ansvarar för styrning och samordning av avdelningens administrativa arbete, vilket inkluderar budgetplanering och uppföljning inklusive tertialrapporter och bokslut samt löpande ekonomi och administrativa rutiner. Vi ansvarar även för Stockholms stads stadsövergripande styrdokument och styrmodeller inom it-området. Vi samordnar, styr och stödjer stadens digitaliseringsarbete i staden.

Vad kan vi erbjuda dig?

• en kreativ arbetsplats där kompetens och samarbete är en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat,
• goda kompetensutvecklingsmöjligheter,
• stort nätverk inom Stockholms stad med många samarbetsytor,
• stora möjligheter till att bidra till samhällsnytta,
• flexibel arbetstid, friskvårdstid och friskvårdsbidrag och träningslokaler i nära anslutning till arbetsplatsen.

Din ansökan

Just nu pågår ett pilotprojekt i Stockholm stad där vi provar att rekrytera utan att du som kandidat skickar in ditt personliga brev. Detta genomförs på ett antal utvalda rekryteringar. Vid bedömningen av din ansökan för denna roll kommer vi endast att utgå ifrån ditt cv och ett antal frågor du får besvara i samband med din ansökan. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Välkommen med din ansökan senast den 5/3!