Administratör till Arbetsmarknadsförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om Fokus Unga
Enheten Fokus Unga inom Arbetsmarknadsförvaltningen erbjuder ungdomar/unga vuxna i åldern 16-29 år olika insatser och stöd. Målet är egen försörjning eller studier. På Fokus Unga finns Ungdomsanställningar som erbjuder ungdomar från Jobbtorgen kommunala visstidsanställningar (s.k. Stockholmsjobb), inom Stockholms stad, där de samtidigt får möjlighet att studera på deltid. Ungdomarna får stöd inför, under och efter sin anställning med målet arbete eller studier. På enheten finns även Ung i Centrum, som driver olika samarbetsprojekt med civilsamhället, erbjuder handledarutbildningar och håller i gruppverksamhet i samarbete med Ungdomsanställningar. Både Ungdomsanställningar och Ung i Centrum utgår från Alviks strand.

Gillar du att ge professionellt administrativt stöd till chefer och medarbetare? Då är det här jobbet rätt för dig. Vi söker nu en Administratör till enheten Fokus Unga

Vad innebär rollen som Administratör
Som administratör har du en viktig roll att fylla. En välorganiserad administration bidrar till ett funktionellt, rättssäkert och effektivt arbete, vilket i förlängningen gagnar stockholmarna. Just nu söker vi en administratör till enheten Fokus Unga med placering på Ungdomsanställningar. Arbetsuppgifterna är både för den övergripande enheten Fokus Unga och primärt för verksamheterna som utgår från Alvik. På enheten finns ytterligare två administratörskollegor som arbetar i team.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter består av:

• personal-, ekonomi- och fakturaadministration,
• hantering av bokföringsordrar, gallring, arkivering, beställningar, inköp och rekvisitioner,
• ansvara för inventarieförteckningar och administrera ägarbyten av datorer och annan utrustning,
• löpande dokumentationsstöd som t.ex. att skriva minnesanteckningar och protokoll till kollegor och chefer,
• administration kring anställningsstöd från Arbetsförmedlingen och följa upp att enheten får in rätt ersättningar,
• att uppdatera administrativa rutinbeskrivningar, arkivera och hantera dokument,
• stödja chef med blankettadministration och behörighetsbeställningar samt stötta övriga medarbetare i detta,
• lönehantering och utbetalningar/ersättningar till fackförvaltningar, stadsdelar och bolag som anställer ungdomar inom ramen för Stockholmsjobben.

Dina erfarenheter och kompetenser

Vi söker dig som har:

• gymnasieutbildning med ekonomisk inriktning
• aktuell och några års erfarenhet av arbete som administratör eller motsvarande
• tidigare erfarenheter av och kunskaper om ekonomisk administration och fakturahantering
• goda kunskaper i Office-paketet samt god datavana.

Vi ser det som meriterande om du har:

• kunskap om offentlig förvaltning och sekretess
• erfarenhet av administration mot myndighet
• erfarenhet av att möta Jobbtorg Stockholms målgrupper
• erfarenhet av arbete i stadens system, Agresso, Lisa och eDok
• erfarenhet av arbete inom en politiskt styrd organisation
• erfarenhet av arbete inom Stockholms stad.

För att lyckas i den här tjänsten är det viktigt att du är flexibel, då rollen är varierande och periodvis kommer kräva hög prestationsförmåga samt att du snabbt måste kunna ställa om utifrån snabbt förändrade situationer som kan ske i arbetet. Tjänsten kräver även att du är strukturerad, noggrann och kan prioritera arbetet på ett effektivt sätt. Du är van vid, och tycker om att samarbeta med andra men kan även vara självgående i ditt arbete. Du har även förmåga att driva dina egna processer vidare. Slutligen är du professionell där du bemöter människor vänligt och respektfullt.

Vad vi erbjuder
Som månadsanställd har du möjlighet till semesterväxling, friskvårdstimme och friskvårdsbidrag. Du erbjuds att förmånligt köpa träningskort till Stockholms stads simhallar gym och träningsanläggningar. Därutöver har du som anställd i Stockholms stad för närvarande rabatt på ett flertal andra gym och träningsanläggningar. Läs gärna om våra förmåner inom Stockholm Stad här. 

Din ansökan
I samband med din ansökan får du svara på ett antal frågor som ligger till grund för vårt fortsatta urvalsarbete för den här specifika tjänsten. I ditt personliga brev vill vi att du ger en kort motivering om varför just du skulle passa för tjänsten och vad du kan bidra med i rollen.

Övrigt
Denna rekryteringsprocess kommer eventuellt innehålla tester. Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder. Våra lokaler är tillgängliga och användbara för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga.